結論
2〜3MBを目安に、内容が分かるファイル名を付けます。
本文で「何を添付したか」に必ず触れてください。 添付があることに気づかれない事故を防げます。
容量の目安
| 容量 | 目安 |
|---|---|
| 〜2MB | 問題ありません |
| 2〜3MB | 上限の目安 |
| 3〜5MB | 事前に確認します |
| 5MB以上 | 別の手段を使います |
| 10MB以上 | 受信できないことがあります |
相手のメールサーバーに受信容量の制限があります。送れても届かないことがあり、そのときエラーが返るとは限りません。3MBを超えたら別の手段を考えてください。
容量を減らす方法
写真は縮小、PDFは圧縮、不要なページを削除。これだけでかなり小さくなります。
スマートフォンで撮った写真をそのまま添付すると、1枚で数MBになることがあります。送る前に確認してください。
ファイル名の付け方
| 要素 | 例 |
|---|---|
| 内容 | 見積書、企画書など |
| 日付 | 20260815（並べ替えやすい形式） |
| 自社名 | 相手が整理しやすくなります |
| 版 | v2、改訂版など |
| 完成例 | 見積書_〇〇株式会社_20260815.pdf |
「資料.pdf」「最終版.xlsx」は避けてください。相手のフォルダには同じ名前のファイルが並びます。内容と日付が入っていれば、後から探せます。
社内向けの名前のまま送らないでください
「A社用_値引き前.xlsx」「〇〇さん指摘反映版.docx」。社内の事情が伝わるファイル名があります。
送る前にファイル名を見直してください。ファイルの中身だけでなく、名前も相手に届きます。
本文での触れ方
添付があるときは本文でも触れます。 ファイルを付けただけでは足りません。
触れないと相手が見落とします。 添付の表示は目立たず、 本文だけ読んで終わることがあります。
| 場面 | 書き方 |
|---|---|
| 1点 | 〇〇の見積書を添付いたします。ご確認ください。 |
| 複数 | 下記2点を添付いたします。 ・見積書（PDF） ・仕様書（Excel） |
| 容量が大きい | （約4MB）と容量を添えます |
| 確認してほしい箇所がある | 「3ページ目の金額をご確認ください」 |
| 開けない可能性がある形式 | 「PDFでも必要でしたらお知らせください」 |
件名にも【資料送付】と入れると確実です。本文と件名の両方で触れておけば、添付の見落としがほぼなくなります。
大きいファイルの送り方
| 方法 | 注意 |
|---|---|
| 会社が用意した共有サービス | まずこれを確認します |
| ファイル転送サービス | 会社が許可したものだけを使います |
| 分割して送る | 2〜3通まで。それ以上は別手段へ |
| 圧縮する | 解凍できない環境もあります |
| 郵送・持参 | 機密性が高いものはこれも選択肢です |
個人で契約した無料サービスを勝手に使わないでください。業務データを社外のサーバーに置くことになります。会社の情報管理規程を確認してください。
受け取る側の環境も確認してください
取引先によっては、ファイル転送サービスへのアクセスが禁止されていることがあります。
金融機関や官公庁ではとくに制限が厳しい場合があります。先方の指定する方法があれば、それに従ってください。
パスワードの扱い
機密性のあるファイルではパスワードの扱いが問題になります。 個人の判断で決められない部分です。
長く使われてきた方法にも見直しの動きがあります。 安全のつもりの手順が、 効果を持たない場合があると指摘されています。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| 会社の規程を確認 | まずこれです |
| 同じメールに書かない | 誤送信すると意味がありません |
| 別メールで送る | 効果は限定的とされています |
| 電話・チャットで伝える | 経路を分けるほうが確実です |
| 共有サービスの権限設定 | 近年はこちらが推奨されます |
パスワード付きZIPを別メールで送る方法は、近年見直されています。同じ経路で送るため誤送信時に効果が薄く、ウイルス検査を通せないという指摘もあります。会社の方針に従ってください。
よくある質問
添付ファイルの容量はどのくらいまでですか？
2〜3MBが上限の目安です。相手のメールサーバーに受信容量の制限があり、送れても届かないことがあります。そのときエラーが返るとは限らないため、3MBを超えたら別の手段を考えてください。
ファイル名はどう付けますか？
内容・自社名・日付を入れます。「見積書_〇〇株式会社_20260815.pdf」のような形です。「資料.pdf」「最終版.xlsx」は避けてください。相手のフォルダには同じ名前のファイルが並びます。
ファイル名で気をつけることはありますか？
社内向けの名前のまま送らないでください。「A社用_値引き前.xlsx」のように社内の事情が伝わるファイル名があります。ファイルの中身だけでなく、名前も相手に届きます。
本文には何を書きますか？
「〇〇の見積書を添付いたします」と何を添付したかに必ず触れてください。複数なら箇条書きにします。件名にも【資料送付】と入れると、添付の見落としがほぼなくなります。
大きいファイルはどう送りますか？
まず会社が用意した共有サービスを確認してください。ファイル転送サービスは会社が許可したものだけを使います。個人で契約した無料サービスを勝手に使うと、業務データを社外のサーバーに置くことになります。
パスワード付きZIPを送るべきですか？
会社の方針に従ってください。パスワードを別メールで送る方法は近年見直されており、同じ経路で送るため誤送信時に効果が薄く、ウイルス検査を通せないという指摘もあります。近年は共有サービスの権限設定が推奨されています。
まとめ
- 2〜3MBが上限の目安
- 内容・自社名・日付を入れる
- 「資料.pdf」は避ける
- 社内向けの名前のまま送らない
- 本文で何を添付したか触れる
- 件名にも【資料送付】
- 許可されたサービスだけ使う
- パスワードは会社の方針に従う
参考情報
- 個人情報保護委員会
https://www.ppc.go.jp/ - 個人情報保護委員会「法令・ガイドライン等」
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/ - 総務省「国民のためのサイバーセキュリティサイト」
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/
電話・メールの作法に公的な基準はありません。本記事は広く共通して挙げられる目安をまとめたものです。会社ごとに定められた手順がある場合は、そちらが優先します。メールの誤送信など個人情報の取り扱いに関わる部分は、個人情報保護委員会の資料を参照し、2026年8月15日に確認しました。
本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。