直前でキャンセルするときの伝え方｜前日・当日の連絡と費用の負担

決まった瞬間に連絡する

朝になって熱が出た、子どもが急に体調を崩した、 夕方に外せない用事が入ったといった事情は誰にでも起こり、 約束の日そのものに取り消しの連絡を入れなければならない場面は避けきれません。

分かれ目になるのは相手がもう動き出しているかどうかという一点で、 前夜のうちなら人数の数え直しで済んだことが、 当日の昼を過ぎると席も料理も動かせなくなりますから、 同じ取り消しでも、何時に伝わるかで相手の負担がまるで変わります。

飲食店の予約については、経済産業省が2018年にまとめた対策レポートが 無断キャンセルによる損害を年間およそ2,000億円と見積もっており、 連絡のないキャンセルが業界全体で問題になっていることが示されています。

レポートが問題にしているのは連絡そのものが無い場合ですが、 連絡が遅れることの影響も、程度が違うだけで同じ向きに働きます。 席が空くと早く分かるほど、店にも幹事にも打てる手が残りますから、 行けないと決まった時点の一本の電話には、それだけの意味があります。

前日・当日は電話で伝える

ふだんの連絡がLINEで済んでいる相手だと、 取り消しの連絡もそのまま文字で送ってしまいがちですが、 前日と当日に限っては、この判断が思わぬ行き違いを生みます。

理由は単純で、相手が画面を見ているとは限らないためです。 支度をしている最中や移動中は通知に気づきませんし、 幹事であれば店との連絡に追われていますから、 送ったこちらは伝えたつもりでも、相手はまだ知らないという時間が生まれます。

幹事のいる集まりでは、まず幹事へ個別に電話し、そのあと全体の連絡にも一行入れる という二段構えにしておくと確実です。 幹事だけが知っている状態だと、当日に「あの人はまだ来ないのか」という話になります。

逆に、全体の連絡にだけ書いて幹事へ直接伝えないのは、 いちばん動く必要のある人に届かない形になります。 幹事は当日、店と参加者の両方をさばいていますから、 流れていく文字を追い切れないことがありますし、電話であれば確実に届きます。

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伝えるときの言葉

電話をかけると決めたあとに手が止まるのが、 最初のひと言をどう切り出すかという点で、 詫びから入るべきか、事情から入るべきかで迷ううちに時間が過ぎます。

直前の連絡では、相手が最初に知りたいのは 来るのか来ないのかという一点ですから、 詫びも事情も、その答えを伝えたあとで構いませんし、 むしろ先に長い前置きを置くと、相手は結論を待たされることになります。

体調が理由のときは、その場で次の日を決めようとしないほうが収まります。 熱が下がっていない段階で来週の予定を持ち出されても相手は返事に困りますし、 日を決めるのは落ち着いてからで間に合います。

その代わりに「落ち着いたら改めてご連絡します」と置いておけば、 約束が切れずに次へつながります。 そして回復したあとに本当に連絡を入れることのほうが、 当日にどんな言葉を選んだかよりも、相手の記憶にははっきり残ります。

キャンセル料と費用の負担

直前の取り消しでもっとも気まずいのがお金の話で、 払うと言い出すのも、いくら払えばよいのか尋ねるのも切り出しにくく、 そのまま何も言わずに終わってしまうことがあります。

判断の軸になるのは取り消しの連絡が店の締切をまたいだかどうかで、 締切の前と後とでは、同じ一人分でも扱いがはっきり変わりますから、 まず自分の連絡がどちら側だったのかを確かめるところから始めてください。

会費を先に集めていた集まりでは、返金を求めないほうが収まります。 当日に行けなかったのはこちらの事情ですし、 幹事はすでに店へその分を含めて支払っていることが多くあります。

逆に、まだ払っていない段階での取り消しであれば、 自分の分を渡してしまうほうが後を引きません。 幹事から請求されるのを待つと、相手は言い出す機会を探し続けることになりますし、 封筒に入れて「遅くなってすみません」と渡せば、その場で話が終わります。

あとから届けるお詫び

当日の連絡で終わりにしてよい場合と、 後日あらためて何か届けたほうがよい場合があり、 その線引きが分からず、必要以上に大きく詫びてしまうことがあります。

目安になるのはその日のためにどれだけの手が動いていたかで、 すでに動いてしまった手間は当日の連絡では戻せませんから、 そのぶんを後日どう埋めるかという話になります。

後日の詫びで気をつけたいのは、品物を大きくしすぎないことで、 高価なものを渡されると、相手は受け取ってよいものか迷いますし、 次に誘うときに気をつかわせることにもなります。

日もちのする焼き菓子や、相手の好みが分かっているお茶のように、 その場で受け取りやすい重さのものを選んでください。 詫びの品は許してもらうためではなく、 次も付き合いを続けたいという気持ちを形にするためのものです。

よくある質問

まとめ

• 決まった時点ですぐ連絡を入れます
• 前日と当日は文字ではなく電話で伝えます
• 「今日は伺えません」を最初に言い切ります
• 費用が出ていないかは自分から尋ねます
• 家に招かれていたときは後日あらためて伺います

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。キャンセル料の有無と金額は、予約した店や施設の規定が優先します。取り消しの連絡を入れるときに、あわせてご確認ください。