仕事のメールは何時まで送っていい？早朝・夜間・休日のマナー

基本の考え方

仕事の区切りがついて送信ボタンに指をかけたところで時計を見ると、すでに二十二時を回っていたということがあります。 内容そのものは急ぐものではないのに、この時刻に相手の画面へ届いてよいのかどうかが、そこで急に気になり始めます。

判断が分かれるのは、メールを電話と同じものとして扱うかどうかという一点で、 この二つは相手の手をどれだけ止めるかという点でまったく性質が違いますので、そこを分けて考えておくと迷いが減ります。

画面の隅に通知が出た時点で、相手はもう用件があることを知ってしまいますので、読むかどうかを選べるという利点はそこで半分ほど失われます。 枕元に置いた端末が光れば、内容を確かめないまま眠るというのは、そう簡単なことではありません。

そこで手がかりになるのが、届く時刻のほうをこちらで選んでおくという考え方で、送信予約はまさにそのための仕組みになっています。 書き終えた時刻と相手に届く時刻を切り離してしまえば、遅くまで机に向かっていたこと自体は、相手の側に伝わらずに済みます。

時間帯の目安

では具体的に何時までなら送ってよいのかというと、社内の規定に書かれているわけでもありませんので、そこで手が止まることになります。 十九時ならよくて二十三時はいけないという線が、どこに引かれているのかが見えません。

目安を決めているのは相手の端末で通知が鳴るかどうかという一点で、 読むのは翌朝でも構わない内容であっても、通知そのものはその場で相手の時間に割り込むことになります。

早朝の送信は夜よりも軽く見られがちですが、六時台に鳴った通知は、起き抜けの相手にとって深夜の一通と同じ重さで届きます。 始業までの支度をしている時間に画面が光れば、そこで仕事の頭に切り替えさせてしまうことになります。

逆に十八時から二十時のあいだであれば、相手もまだ机を離れていないことが多く、そのまま送っておいて差し支えありません。 二十一時を回ってから送るのであれば、書き出しに一言だけ添えておけば、受け取った側もその場で構えずに済みます。

深夜に送るとき

資料の直しが終わったのが日付をまたいだあとで、いま送らなければ明日の朝には忘れているという場面が、実際にはいちばん多くなります。 下書きのまま置いておくと出し忘れますし、そのまま送れば相手の枕元で通知が鳴ります。

分かれ目になるのは、相手にいつ読ませたいのかという点で、 書き上げた時刻と届く時刻を同じにしなければならない理由はどこにもありませんので、そこを切り離せるかどうかで手当てが決まります。

深夜のメールが伝えてしまうのは用件だけではなく、こちらの働き方のほうも一緒に相手へ届いています。 毎回のように零時過ぎの送信時刻が並んでいれば、受け取る側の目には「深夜まで働いている会社」という姿がそのまま残ります。

相手が社内の同僚であればまだしも、取引先が相手であれば、それが会社の評価に関わってくることもあります。 送信予約を使って翌朝の時刻に届くようにしておけば、書いた内容も、こちらの働き方も、どちらも問題にならずに済みます。

休日に送るとき

土曜の午前中に先方への連絡を思い出して、いま書いておけば忘れずに済むという理由で送信してしまう場面があります。 相手が働いていない日ですので、これは時刻の問題とは別に、送るかどうかそのものを決めることになります。

判断の軸になるのは読まれる時機をこちらで選べないという点で、 休みのあいだに届いた一通は、休み明けの受信箱の底に沈んだまま、こちらが期待した時刻には読まれません。

休日に書いた文面をそのまま下書きに残しておくと、月曜の朝には受信箱の対応に追われて、送るところまで手が回らなくなります。 書き上げた時点で送信予約に回しておけば、こちらが何もしなくても翌営業日の午前中には相手の画面に届きます。

どうしても休みのうちに送っておきたいのであれば、書き出しに「休日にご連絡し失礼いたします」と置いておいてください。 その一言があれば、受け取った側も休みのうちに返さなければならない用件ではないと読み取れますので、月曜まで置いておけます。

送信予約を使う

送信予約を使うと決めたあとで、では何時に届くよう設定しておけばよいのかというところで、また少し迷うことになります。 始業と同時に届いたほうが早く読まれそうにも思えますが、実際にはそうならないことのほうが多くなります。

考えることになるのは相手の受信箱がいつ落ち着いているかという一点で、 届いた時刻が早いことと、読んでもらえることとは、必ずしも同じ意味にはなりません。

送信予約そのものは、いま広く使われているメールサービスの多くに標準で備わっている機能で、あとから追加するようなものではありません。 会社で使っている環境でも同じように設定できるのかどうかを、一度だけ確かめておいてください。

使えることが分かってしまえば、深夜に書き上げても、休日に思い出しても、届く時刻はこちらで決められることになります。 送る時刻をめぐって手が止まる場面そのものがほとんどなくなりますので、内容のほうに時間を回せます。

電話をかけてよい時間帯を見る

よくある質問

まとめ

• メールは電話ほど時間帯を選びません
• ただし通知は鳴ります
• 21時ごろまでは配慮なく送れます
• 深夜は送信予約に回します
• 「ご返信は営業時間内で結構です」と添えます
• 深夜の送信は働き方まで伝えます
• 金曜の夜に送ると月曜まで埋もれます
• 予約は9〜10時がもっとも届きます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。