仕事の電話は何時から何時まで？避けたほうがいい時間帯

時間帯の目安

取引先へかけようと受話器に手をのせたところで、いま何時だったかと壁の時計を見上げる、 という間が生まれます。 用件そのものは決まっているのに、この時間にかけて迷惑ではないかというところで指が止まり、 結局あとにしようと受話器を戻してしまうこともあります。

物差しになるのは相手が席で落ち着いていられる時間かどうかという一点で、 一日の始まりと終わり、それに食事をはさむ前後は、どの職場でも人の動きがいちばん大きくなります。 時計の数字だけを眺めていても、この見当はつきません。

この10時から11時、14時から16時という幅は、人の家を訪ねるときに選ぶ時間帯とほとんど重なります。 食事の前後を外し、一日の始めと終わりを外すという考え方が同じですので、 家庭訪問の作法が身についている人であれば、電話の時間帯もそれで見当がつきます。

とはいえ相手の始業時刻や昼休みが自分の会社と同じとは限りませんので、 名刺やホームページに営業時間が刷ってあれば、かける前に一度目を通しておくと確かです。 時差のある海外の拠点や、交代制で人が入れ替わる職場では、この目安がそのまま当てはまりません。

避けたい時間と理由

避けたい時間として名前が挙がるのは始業直後と昼休みと終業間際ですが、 なぜそこを外すのかまで押さえておかないと、少しずらせば大丈夫なのかどうかが判断できません。 始業から三十分たっていれば構わないのか、昼休みが明ける五分前ならどうか、といった迷いが残ります。

この三つに共通しているのは、相手が電話とは別のことに手を取られている時間だという点で、 朝は一日の段取りを組み、昼は席を離れ、夕方はその日の仕事を閉じにかかっています。 こちらの用件がどれだけ短くても、対応そのものが後回しになります。

昼休みを外す理由は忙しさではなく、休憩時間が労働から離れることを保障された時間だという点にあります。 電話番として席に残らせる形になればその趣旨から外れますし、 受けたほうは弁当の箸を置き、口の中のものを飲み込んでから受話器を取ることになります。

相手の会社の昼休みが何時から何時までなのかは、こちらからは分かりません。 それでも12時から13時までは外しておくと決めておけば大きく外れませんし、 飲食店や病院のように昼をずらして休む職場であれば、その業種に合わせて考え直せば済みます。

業種による違い

一般的な目安がそのまま使えない相手もいて、 正午にかけて出てもらえないのは会社勤めの取引先ですが、 飲食店にとってその時間は、いちばん電話を取ってほしくない最中にあたります。 同じ時計の針でも、業種が変われば意味が反対になります。

手がかりになるのは相手の仕事の山がいつ来るかという点で、 こちらが一段落して席に落ち着いている時間が、相手にとっては手を離せない時間だということが起こります。 取引先の店先や現場の様子を思い浮かべてみると、見当がつきます。

判断に迷ったときに手っ取り早いのは、相手の店や事務所を訪ねたときの記憶をたどってみることで、 昼過ぎの店内が満席だった、夕方の窓口に列ができていた、といった光景がそのまま答えになります。 ホームページに載っている営業時間や休診日の案内も、同じことを教えてくれます。

個人で商いをしている相手であれば、電話に出る人がその人しかいないという場合もありますので、 日中に何度かけても繋がらないからといって、続けてかけ直すのは考えものです。 留守番電話に用件と折り返し先を残しておけば、手の空いた時間に返してもらえます。

急ぎのとき

納期が動いた、現場で事故が起きた、といった知らせを抱えているときには、 かけやすい時間まで待っている場合ではなくなります。 それでも受話器を取る手前で、いまは昼休みだがかけてよいものかと迷ってしまい、 その数分がさらに事態を遅らせます。

ここで見るべきなのは待つことで被害が広がるかどうかという一点で、 明日の朝に伝えても結果の変わらない用件と、いま伝えなければ手遅れになる用件とでは、 時間帯を守ることの意味がまるで違ってきます。

急ぎの用件であれば、時間帯を気にせずにかけて構いません。 作法を守ったばかりに連絡が半日遅れ、そのあいだに損害が広がるようでは本末転倒ですし、 後から事情を聞いた相手のほうが、なぜすぐに知らせてくれなかったのかと考えます。

そのうえで「お忙しい時間に恐れ入ります」と最初に断っておくと、 相手も事情のある電話だと受け取れますし、昼休みであれば「お昼時に恐れ入ります」と言い換えれば足ります。 用件は前置きのすぐ後ろに置き、詫びを長く続けないほうが、急いでいることもかえって伝わります。

携帯・休日の連絡

会社の代表番号にかけても担当者が捕まらないと、名刺の隅に刷られた携帯番号が目に入ってきます。 これならすぐに繋がるはずだという気持ちと、 いきなりかけてよいものかというためらいが、そこで綱引きになります。

土日や連休をはさむとこの迷いはさらに強くなり、 相手が休んでいると分かっていながら、月曜まで待てない用件を抱えることもありますので、 相手の私的な時間にどこまで踏み込むかという線引きがここでは問われます。

「いつでもかけてください」と言われることがありますが、その多くは社交辞令で、 言葉どおりに夜中や休日にかけてよいという意味ではありません。 本当に時間を問わない対応が要る取引であれば、契約や取り決めのほうにそう書いてあります。

休日にどうしても連絡が要るときは、まずメールを一本入れておくと、 相手は気づいた時点で自分の都合に合わせて返せます。 それでも間に合わない用件だけを電話に回し、出てもらえたら 「お休みのところ恐れ入ります」と最初に断っておけば、事情のある連絡だと分かってもらえます。

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よくある質問

まとめ

• 10〜11時と14〜16時を目安にします
• なかでも14〜16時を選ぶと外れません
• 始業直後・昼休み・終業間際は避けます
• 終業間際は残業をさせかねません
• 相手の業種の忙しい時間を考えます
• 急ぎなら時間帯より速さを優先します
• 携帯にいきなりかけません
• 「いつでも」を真に受けません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。