上司にLINEを送るときのマナー｜時間帯・言葉遣い・返信の基本

業務に使ってよいか

上司と連絡先を交換したあとで最初に迷うのは、 仕事の話をそこへ送ってよいのかどうかという点で、 社内のチャットと使い分ける線引きがはっきりしないまま、そのつど手が止まることになります。 急ぎの用件であるほど、たまたま開いている画面のほうへ送ってしまいたくなります。

ここで判断が分かれるのは手軽さではなく記録が会社に残るかどうかという点で、 社内のチャットやメールであれば後から検索できますし、担当が替わっても引き継げますが、 個人の端末の中だけに残るやり取りは、本人が休めばそこで止まります。 会社によっては、業務連絡の手段そのものを規程で定めていることもあります。

実際に起きやすいのは、移動中の上司へ資料の確認を送って返事が来ないという場面で、 読まれているかどうかも分からないまま、提出の締切だけが近づいてくることになります。 結局は社内のチャットへ改めて送り直すことになり、二度手間で終わってしまいます。

急ぎの用件であれば電話をかけて一言だけ伝えるほうが早く片づくことがほとんどで、 詳しい内容は後から社内のチャットへ送っておけば、記録も残って引き継げます。 私的な連絡手段は、その電話がつながらなかったときの控えとして考えておくと収まります。

言葉遣い

送ると決めたあとに手が止まるのはどこまで崩してよいのかという点で、 職場で交わしている会話の調子のまま書くと、文字にしたときに思いのほか軽く見えることがあります。 短く書こうとするほど敬語の形が崩れていき、送信の手前で書き直すことになります。

言葉遣いで判断が分かれるのは親しさの度合いより後から読み返されるかどうかという点で、 口頭のやり取りはその場で消える一方、文字にしたものは相手の端末に残りますし、 思いがけない場面で引用されることもあります。 メールほど形式を整える必要はないものの、敬語のまま短く書くのが収まりのよい形になります。

よくあるのは、普段の会話の調子のまま「大丈夫です」と返してしまうという場面で、 承諾したのか断ったのかが文字だけでは読み取れず、上司のほうから確かめ直すことになります。 短く返したつもりでいたのに、かえってやり取りの往復を増やす結果になります。

こうした行き違いを防ぐには肯定か否定かをはっきり書いてから理由を添える形にすればよく、 「承知しました。明日の午前中に提出します」と書けば、それ以上の確認は要りません。 打ち込む文字数はほとんど変わらないにもかかわらず、相手の手間だけが確実に減ります。

送る時間帯

用件がまとまってから気になるのがいま送ってよい時間なのかという点で、 退勤したあとに思い出した用件を、翌朝まで覚えていられるかどうかも心もとなくなります。 休日に気づいた事柄であれば、月曜まで待つべきかどうかというところからまた迷います。

時間帯で判断が分かれるのは相手の忙しさより私的な端末に届くという点にあり、 社内のチャットであれば勤務時間外に開かないという線引きが利く一方、 個人の連絡手段には、家族とのやり取りとまったく同じ場所に業務の話が届くことになります。 勤務時間外に業務の連絡が届くことを負担に感じる方は少なくありません。

起きやすいのは、休日の午前中に思いついた確認をそのまま送ってしまうという場面で、 上司が家族と過ごしている時間に通知が鳴り、返すかどうかを判断させることになります。 本人が返事をよこせば、こちらもそこから休日のうちにやり取りを続けることになります。

休日に気づいたのであれば下書きに残して翌営業日の始業後に送るのが落ち着きますし、 本当に急ぐのであれば、文字ではなく電話で一言伝えるほうが早く片づきます。 緊急の連絡先や当番の決まりが職場にあるのなら、そちらに従うほうが確実です。

スタンプと既読

やり取りを続けていると、スタンプで返してよいのかどうかで迷う場面が出てきます。 上司のほうがスタンプを使ってくると、返さないでいるほうがそっけなく見える気もしてきます。 既読だけをつけて何も返さないままの状態も、それはそれで落ち着かずに残ります。

判断が分かれるのは相手との距離より用件が片づいたと伝わるかどうかという点で、 スタンプ一つでは、了解したのか目を通しただけなのかが読み取れませんし、 指示への返事であれば、受け取った内容を言葉で返すほうが後に残ります。 既読の印は読んだことしか示しませんので、返事の代わりにはなりません。

実際に困るのは、指示にスタンプだけで返して認識の違いが残るという場面で、 上司の側は伝わったものとして先へ進み、こちらは別の理解のまま作業を始めることになります。 食い違いに気づくのは、たいてい提出の期日が目の前に迫ってからということになります。

これを防ぐには受け取った指示を自分の言葉で一行にして返すのが確実で、 「明日の会議までに三部用意します」と返せば、認識の違いはその場で正されます。 短い復唱をひとつ挟んでおくだけで、後になって作業をやり直す手間が消えてなくなります。

友だち追加を求められたら

歓迎会や出張先でその場で連絡先の交換を求められることがあり、 画面を開いた端末を差し出されると、断る言葉をその場で用意するのは難しくなります。 周りに同僚が何人も立っている状況では、なおさら断りにくい形になってしまいます。

判断が分かれるのは上下関係より私的な領域をどこまで開くかという点で、 追加すればプロフィールの写真や近況の投稿まで相手の目に触れることになりますし、 いったん交換した相手を後から外すのは、追加を断るよりも気を遣います。 断る自由は当然にありますので、応じなければならないものではありません。

よくあるのは、部署のグループへ招かれて休日にも通知が届くという場面で、 業務の連絡と雑談が同じ場所に流れてきて、どこまで目を通すべきかが分からなくなります。 家族と過ごしている時間のあいだにも、手元では通知の数だけが積み上がっていきます。

通知そのものを止めたいのであればそのグループだけ通知を切っておくだけで足りますし、 抜けたことを知られないまま、必要なときにだけ開くという形をそのまま保てます。 業務に関わる連絡は社内の手段へ集めてもらうよう、機会を見て伝えておくのも一つの方法です。

社内チャットでの書き方の基本を見る

よくある質問

まとめ

• 業務連絡は会社の手段を優先します
• 社内の規程を先に確かめます
• 機密や個人情報は送りません
• 敬語で書き、必ず名乗ります
• 夜9時以降と休日は避けます
• 指示には言葉で復唱して返します
• 友だち追加は断ってかまいません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。