異動の挨拶はいつする？社内・取引先への伝え方と例文

挨拶の時期

異動が決まってまず詰まるのが、誰にどの順で伝えるのかという段取りのところです。 隣の島の同僚、廊下で顔を合わせる他部署の人、月に一度は訪問している取引先まで、 伝えるべき相手はそれぞれ違う場所にいますので、一日でまとめて回れるものではありません。

判断の軸になるのは正式な公表との前後で、これより先に動いてよい相手は一人もいません。 エレベーターで乗り合わせた同期に口を滑らせただけでも話は伝わりますし、 公表より先に外へ漏れれば、引き継ぎの段取りそのものが組み直しになります。

部署内へは公表された当日か翌日に伝えておくと、周りも引き継ぎの相談を切り出しやすくなります。 同じフロアにいながら他の人づてに聞かされると、 聞いた側はどう声をかけたものか迷いますので、自分の口から先に言っておくほうが後が楽です。

他部署は最終週までのあいだに順に回れば間に合いますし、 毎日は顔を合わせない相手であれば社内メールを一本流しておく形でもかまいません。 異動元での最後の挨拶は最終出社日の朝礼か終礼、異動先での挨拶は着任日と決まっていますので、 その二日だけは予定を空けておいてください。

異動元での挨拶

最終出社日の朝礼で何をどう言うかは、前の晩から頭を離れないところです。 何年も机を並べてきた相手ばかりですので、短く済ませては薄く聞こえますし、 長く話せば話したで、朝の時間を取ってしまいます。

分かれ目は、これを別れの挨拶として組むのか、続きのある挨拶として組むのかという点です。 退職とは違って同じ会社に残りますので、今後も関わる相手に向けて別れの言葉ばかり並べると、 聞いている側もどう受ければよいのか分からなくなります。

朝礼で全体へ述べたあとは、世話になった人のところへ個別に回っておくと気持ちが残りません。 席まで足を運んで「〇〇部へ移りますが、また何かあればご連絡ください」と一言添えれば、 相手も次に用があるときに声をかけやすくなります。

上司へは「長い間ご指導いただき、ありがとうございました」に、 あの案件で助けられたという具体的なお礼をひとつ足しておくと、決まり文句だけで終わりません。 後任には「分からないことがあれば、いつでもご連絡ください」と伝えておけば、 引き継ぎ資料に書ききれなかったところを後から聞いてもらえます。

異動先での挨拶

着任日の朝、まだ座席も決まらないうちに部署の全員の前へ立たされるのが異動先での挨拶です。 自分がこれまで何をしてきたのかを知っている人はその場にほとんどいませんので、 どこから話せばよいのかで詰まります。

迷いどころは話す長さと中身の配分で、経歴を丁寧に説明するほど良いというものでもありません。 聞いている側が知りたいのは名前と、何ができる人なのかという二点に絞られますので、 そこへ寄せておけば残りは短くて済みます。

その場にいる十数人が同時に名前を覚えようとしていますので、 名乗るところだけはゆっくり、はっきりと述べてください。 ここを早口で流してしまうと、あとで座席まで名札を見に来られることになり、周りによけいな手間をかけます。

そのうえで効いてくるのが「教えていただければ」の一言で、 異動してきた人はもう分かっている人と見られがちですから、周りが教えるのを遠慮することがあります。 先にこう言っておけば、こちらから聞きやすくなりますし、 向こうからも書類の置き場所などを教えてもらえるようになります。

取引先への挨拶

取引先へ異動を伝える場面では自分が移るという事実だけでは話が終わらず、 先方の担当者がその場で考えているのは、来月から誰の内線へ電話をすればよいのかという一点です。

判断が分かれるのは、伝える中身をこちらの都合に置くか、相手のこれからに置くかというところです。 担当が変わると、これまでの経緯を一から説明し直すことになるのではないかと先方は警戒しますので、 その心配を先に消しておくほうが挨拶として通ります。

後任を連れて訪問し、その場で後任の名刺を渡しておくのがもっとも丁寧な形になります。 名刺入れへ収まった一枚が先方の机に残りますので、 こちらが去ったあとで急ぎの用件が出ても、先方は誰の連絡先を探すかというところから始めずに済みます。

日程が合わずどうしても訪問できない先には電話かメールに切り替えてかまいませんが、 その場合でも後任の連絡先だけは必ず伝えてください。 後任から改めて挨拶に伺いますと添えておけば、先方も次に誰が来るのかを予定に入れられますし、 引き継ぎもそこから始められます。

メールの例文

訪問の日程がどうしても組めない相手や、社内の全員へ一度に伝えたいときには、 社内メールで挨拶を済ませることになります。 同じ異動の知らせでも、取引先へ送るものと社内へ流すものとでは、書き出しから体裁まで変わります。

文面をつくるときに落ちやすいのは、情のこもった言葉ではなく実務のほうの情報です。 お世話になりましたという言い回しに気を取られているうちに、 相手が実際に必要としている連絡先の行だけがすっぽり抜けます。

取引先へ送る一通は、件名の段階で異動のご挨拶と後任のご紹介と分かる形にしておきます。 受け取った側は毎日何十通も社内メールと社外メールを開いていますので、 件名に会社名と自分の名前まで入れておけば、あとから探し直すときにも見つけてもらえます。

社内へ流すものは、お疲れさまですから始めて短くまとめて差し支えありません。 在籍中の礼を述べたうえで、今後は〇〇部におりますと居場所を書き、 末尾に内線とメールを一行添えれば、読んだ人はその場で連絡先を控えられます。

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よくある質問

まとめ

• 社内へは公表された後すぐに伝えます
• 取引先へは2〜3週間前に後任と一緒に伺います
• 正式な公表より先には話しません
• 異動元では「引き続きよろしく」で締めます
• 異動先ではこれまでの担当まで伝えます
• 「教えていただければ」の一言が効きます
• 取引先へ異動先を伝えても差し支えありません
• メールには新しい連絡先を必ず書きます

本記事で紹介している金額や品物は一般的な目安です。職場ごとの慣行が大きく異なります。前任者がどうしたか、部署の慣例があるかを確認するのがもっとも確実です。また贈ること自体が必須ではありません。