退職の挨拶はどうする？上司・同僚・取引先への伝え方

挨拶の時期

退職が決まってから最初に詰まるのは、誰にいつ伝えるのかという順番のほうで、 辞めること自体はもう動かないのに、朝礼で全員に伝えるのが先なのか、 隣の席の同僚にだけ先に言っておくべきなのかが決められません。 共有カレンダーに最終出社日を入れた時点で、その予定は誰の目にも触れるようになります。

判断の軸になるのは自分の気持ちの整理がついたかどうかではなく、 会社としての手続きがどこまで進んだかという一点で、 社内の発表より先に外へ話が伝わると、上司は説明の順序を組み直すことになります。 順序を誤ったときに困るのは辞める本人ではなく、残って引き継ぎを受ける側のほうです。

実際に順序が崩れるのは、悪気のない一言からです。 昼休みの雑談や喫煙所で「来月で辞めるんです」と口にすると、その話は部署をまたいで広がり、 正式な発表の前に取引先の耳まで届くことがありますので、 公表の日が決まるまでは、伝える相手を上司と人事に限っておくほうが安全です。

自分の口で挨拶をしてから辞めたいと考える人は、実のところ多数派です。 エン・ジャパンが2023年8月29日から9月26日にかけて『エン転職』の利用者に尋ね、 7,749人から回答を得たインターネット調査では、 退職代行を利用しない理由の1位が「自分で言うべきだと思うから」の44パーセントでした。 退職代行という言葉自体を知っている人は72パーセントに上る一方、 実際に利用した経験があると答えた人は2パーセントにとどまっています。

全体への挨拶

最終出社日の朝礼で何を話すかは、前の晩になっても決まらないことがほとんどです。 朝礼で並んだ列の端から一歩前に出て、部署の全員の顔がこちらを向いた状態で話しますので、 その場で考えようとすると、たいてい途中で言葉に詰まります。

ここで分かれるのは中身よりも長さのほうで、 どこで切り上げるかが最後の印象をほとんど決めてしまいます。 全体の場は部署の全員が手を止めて聞いている時間ですし、 聞いている側にとってはそのまま業務時間の一部ですので、感慨を並べていく場ではありません。

全体の場で退職理由を述べる必要はありません。 「次は〇〇社で」「家庭の事情で」といった説明は、聞いた側がその場で反応に困りますし、 事情を知りたい人は後から個別に聞いてきますので、そのときに話せば足ります。 感謝を述べて相手の今後を祈る、この二つで挨拶としては形が整います。

退職そのものを特別な出来事として構えすぎない、という見方を持っておくと楽になります。 厚生労働省の「令和6年 雇用動向調査」は、 常用労働者5人以上の14,867事業所を対象に実施され、 離職者票では71,941人分が集計された基幹統計ですが、 そこでの離職率は14.2パーセント、転職入職者数は492.0万人でした。 1年のあいだに職場を離れる人はどこの職場にもいるということですので、 退職の挨拶は毎年どこかで繰り返されている手続きとして、型どおりに済ませてかまいません。

個別の挨拶

全体への挨拶を済ませても、それで終わりにはなりません。 直属の上司や、同じ案件を最後まで一緒に進めた先輩には別に伝えることになりますが、 席を回る順番と、どこまで時間をもらってよいかが分からず、 引き出しの書類を片づけながら、声をかける機会をうかがうことになります。

ここでの分かれ目は言葉を作り直すかどうかで、 全体への挨拶で使った文章をそのまま持ち回ると、聞いた側にはすぐ分かります。 同じ言い回しが二度目に聞こえた時点で形だけの挨拶になり、 わざわざ席まで足を運んだ意味がなくなってしまいます。

回る順番は、直属の上司から始めて、同じ仕事をした人、他部署の順にしておくと収まります。 他部署でお世話になった方は最終週のうちに回っておき、 最終出社日は自分の部署の片づけと引き継ぎに充てるほうが、当日に慌てずに済みますし、 相手の側も、退職の日にいきなり報告されるより落ち着いて受け取れます。

在宅勤務が中心の方や、遠方の事業所にいる方には、チャットかメールで個別に送ります。 全員へ一斉送信した挨拶メールとは別に、名前を入れた短い文を一通送っておくだけで、 宛先欄に並んだアドレスの一つとして流されずに済みますし、 そのぶん返信も戻ってきて、最後にひとことやり取りができます。

取引先への挨拶

取引先への挨拶は、社内のどの挨拶よりも早く動くことになります。 担当が変わることは先方の段取りにも関わりますので、 応接室に後任を連れて行き、名刺を渡してもらうところまでを、 2〜3週間前には済ませておきたいところです。

最初に確かめるのは自分の段取りではなく会社としてどう伝えるかのほうで、 伝える時期も文面も、上司の許可を得てから決めます。 担当者の一存で先に伝えてしまうと、社内の発表と食い違ったときに、 後始末をするのは残る側になってしまいます。

転職先を伝えることは避けるのが一般的です。 取引先から見ると新しい勤め先への営業活動に見えることがありますし、 会社によっては明確に禁じていますので、 「一身上の都合で退職いたします」にとどめておき、 聞かれたとしても曖昧に答えるほうが無難です。

訪問が難しい相手には、電話かメールで伝えます。 担当している件数が多ければすべてを回りきれませんので、 取引の大きい先から順に後任を連れて訪問し、 残りは後任の名前と連絡先を書いたメールに切り替えれば足りますし、 個人的な連絡先を交換してよいかどうかは、会社の方針を先に確かめておきます。

話す内容と避けること

挨拶で話せることは、思っているよりも幅が狭くなります。 何年も勤めた職場であれば言いたいことはいくらでも出てきますが、 口にした瞬間に空気が変わる話題がいくつかあり、 最終出社日の朝礼は、それを試してみる場ではありません。

線を引く基準は、自分がそれで区切りをつけられるかどうかではなく、 聞いた人が明日からどうなるかという点にあります。 辞める側はその日で終わりますが、聞いている人たちは翌朝も同じ席に座り、 同じ相手と仕事を続けていきます。

話す言葉を選びきれないときは、後任の紹介のほうへ寄せておくと収まります。 「引き継ぎは〇〇さんにお願いしてあります」と一言入れておけば、 聞いている側は仕事が止まらないことをその場で確認できますし、 こちらも、感謝のほかに話すことを一つ持てるので、間が空かずに済みます。

送別会を開いてもらった席でも、話す中身は朝礼と変わりません。 会を開いてもらったお礼を先に述べ、思い出を一つ挙げて、 皆様のご健勝を祈る言葉で締めれば十分ですし、 お酒が進んだ時間帯に不満をこぼしてしまうと、その一言だけが翌日まで残ります。

よくある質問

まとめ

• 退職の挨拶は公表後、最終出社日にかけて順に伝えます
• 取引先へは2〜3週間前に伺います
• 取引先には後任と一緒に訪問します
• 全体への挨拶は1分以内で切り上げます
• 退職理由は述べなくてかまいません
• 個別には具体的な場面を一つ挙げます
• 転職先は言わないでおきます
• 不満は最後に言い残しません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。退職・休業の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。また産前産後休業・育児休業は法律で保障された制度であり、取得にあたって作法上の遠慮は必要ありません。