退職の挨拶をメールでしてもいい？社内・取引先への例文と送る時期

送る時期

退職が決まってから最終出社日までに挨拶を伝える相手を数えていくと、 同じ部署の同僚だけでなく、他部署でやりとりのあった担当者や社外の取引先まで含まれますので、 対面だけで回りきる人数ではなくなるのがふつうです。 席を訪ねて不在だった人を何度も探し直すうちに、最終出社日の午後が終わってしまいます。

そこで最初に決めておきたいのが送る時期で、 社内と取引先ではメールを送る目的そのものが違いますから、同じ日に同じ文面を流すわけにはいきません。 社内はお礼を伝えるための挨拶ですし、取引先へのメールは後任へ引き継ぐための連絡にあたりますので、 早すぎても遅すぎても相手の仕事に差し支えます。

在宅勤務が入り混じる職場では、最終出社日に社内の全員がそろっているとは限りません。 国土交通省の令和6年度テレワーク人口実態調査では、 雇用型のテレワーカーが24.6パーセント、テレワークの日数は週に平均2.1日と出ていますので、 おおよそ4人に1人は、その日に出社していない可能性があることになります。

つまりメールで挨拶を済ませるのは略式だからではなく、その相手にはそれしか届く手段がないためで、 同じ調査で勤務先にテレワーク制度が導入されている就業者が33.1パーセントに上ることを踏まえれば、 在宅の同僚あてに一言も送らないほうがかえって不自然です。 出社している人には直接伝え、そうでない人にはメールを残しておけば、抜け落ちる相手がいなくなります。

件名の付け方

挨拶メールは本文より先に件名が目に入りますので、 開いて読んでもらえるかどうかは件名でほとんど決まります。 一日に何十通も受け取っている相手ほど、件名だけを流し読みして後回しの箱へ入れてしまいます。

分かりにくくなるのは誰からの連絡なのかが件名だけでは判断できない場合で、 社内に同姓の人がいればなおさらですし、 取引先にとっては何社もの担当者を相手にしていますから、 社名の無い「退職のご挨拶」だけでは、誰が辞めるのかが開くまで分かりません。

件名を工夫しようとして「長らくお世話になりました」のように情緒のある言葉を選ぶと、 何の連絡なのかが件名から消えてしまいます。 挨拶メールは読み物ではなく業務の連絡ですので、そのままの言葉で書いておくほうが親切です。

あとから探されることも考えておくと、件名の役割がはっきりします。 取引先は数か月後に「あのとき誰から連絡が来たか」を過去のメールから探しますので、 社名と氏名と「退職」の3語が件名に入っていれば、それだけで見つかります。 本文にどれだけ丁寧に書いてあっても、件名に手がかりが無ければ探し当ててもらえません。

社内への例文

社内あての挨拶メールは、全体へ一斉に送るのか、お世話になった人へ個別に送るのかで形が変わります。 全体あては人数が多いぶん短く整えることになりますし、 個別に送るほうは相手ごとに一緒に進めた仕事の名前を入れられますので、同じ文面を使い回す必要はありません。

全体あてでいちばん気をつけるのは文面よりも宛先の指定のほうで、 TOやCCに全員を並べて送ってしまうと、 社内とはいえ全員のアドレスが互いに見えますし、返信がそのまま全員に届いて受信箱があふれます。 BCCに入れておけば、この二つはどちらも起きません。

CC・BCCの使い分けを見る

個別に送る相手をどこまで広げるかで迷ったら、 名前を挙げて具体的に書ける人だけと決めてしまうと数がまとまります。 一緒に担当した案件の名前や、助けてもらった場面が一つでも書ける相手なら個別に送る値打ちがありますし、 それが書けない相手には全体あてのメールで十分に伝わります。

在宅勤務の同僚にだけは、直接会えなかったことに一言触れておくと収まりがよくなります。 同じ文面を全員に流すと、出社していた人には自然に読めても、 画面越しにしか会っていない相手には素っ気なく映りますので、 引き継ぎ先の名前を添えておけば、そのまま次の担当者へ話をつなげます。

取引先への例文

取引先へのメールは挨拶の形をとってはいますが、 中身は担当者が替わるという業務連絡ですので、 読んだ相手が明日から誰に連絡すればよいかを一読で分かるように書いておく必要があります。 感謝の言葉だけで結ぶと、いちばん知りたいところが抜け落ちます。

迷いやすいのは退職の理由をどこまで書くかですが、 取引先に伝えるのは「一身上の都合」までで足ります。 転職先や事情を書き添えても相手の役には立ちませんし、 会社によっては社外へ伝えてよい範囲が決められていますので、下書きの段階で上司に確かめておくほうが確実です。

送る時期を2〜3週間前としているのは、 取引先の側にも社内の手続きがあるためで、 担当者が替われば発注や請求の窓口を登録し直す会社もありますし、 次の打ち合わせに後任を同席させる日程を組み直すこともあります。

最終出社日の当日に知らせると、そうした支度をする時間が相手に残りません。 引き継ぎの訪問を予定しているなら、 メールを先に送っておいてから後任を連れて伺うという順にすると、 当日に初対面の人を突然紹介される気まずさもなくなります。

私的な連絡先の扱い

退職の挨拶をきっかけに、これからも連絡を取りたい相手へ個人の連絡先を伝えたくなりますが、 誰に渡すかによって意味合いがまったく変わります。 社内の親しい同僚に伝えるのと、取引先の担当者に渡すのとでは、会社から見たときの受け取られ方が別物です。

判断の軸はその連絡先が会社の仕事とつながっているかどうかで、 仕事と切り離せる相手であれば私的なやりとりとして通りますし、 仕事を通じて知り合った取引先の担当者であれば、 顧客との関係を個人ごと持ち出す形に見えますので、会社の方針を確かめるのが先になります。

退職の伝え方そのものが変わってきていることも、覚えておいて損はありません。 マイナビが2024年に公表した退職代行サービスの調査では、 直近1年に転職した人のうち16.6パーセントが退職代行を使っており、20代では18.6パーセントに上っています。

裏を返せば、自分の言葉で挨拶を残していく人のほうがなお多数です。 最後に届く一通は、その職場での仕事ぶりと同じくらい長く覚えられますから、 送る時期と宛先の指定さえ間違えなければ、文面そのものは飾らないままで構いません。 短くても、名前を挙げて礼を書いてある一通のほうが、相手の手元には残ります。

最終出社日の流れを見る

よくある質問

まとめ

• 社内は最終出社日の終業前に送ります
• 朝に送ると一日が応対で終わります
• 取引先へは2〜3週間前に送ります
• 件名に部署と氏名を入れます
• 全体あては必ずBCCにします
• 取引先には後任の連絡先を書きます
• 取引先へは個別に送ります
• 会社のアドレスは退職後に停止されます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。退職・休業の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。また産前産後休業・育児休業は法律で保障された制度であり、取得にあたって作法上の遠慮は必要ありません。