忌引きの連絡は電話とメールどちらが先？上司に伝える5つのこと

誰に、どの順で伝えるか

訃報を受けた直後は、連絡しなければならない相手が頭の中に同時にいくつも浮かんできます。 明日の打ち合わせの相手、同じ案件を進めている同僚、 シフトを組んでいる責任者、そして直属の上司。 どこから手をつければよいのか分からないまま、 いちばん連絡しやすい相手に先に送ってしまいがちです。

ここで順番を誤ると、そのあとの調整がひとつずつ重くなっていきます。 判断の軸になるのは親しさではなく、 誰が休みを承認し、誰が代わりの人を割り当てるのかという役割のほうですので、 次の表には伝える順とその理由を整理しました。

同僚へ先に伝えたくなるのは、 引き継ぎの相談を早く始めたいという実務的な理由からですが、 誰に引き継ぐかを決めるのは上司の仕事にあたります。 自分で頼み先を決めてしまうと、 その同僚がすでに別の急ぎを抱えていた場合に調整のやり直しが起こります。

部署の全員へ自分から知らせて回る必要も、とくにありません。 どこまで伝えるかは職場によって考え方が違いますので、 「皆さんへはどのようにお伝えすればよいでしょうか」と上司に尋ねて、 その答えのとおりにするのがいちばん静かに収まります。

電話とメール、どちらを先にするか

訃報が届くのは日中とは限らず、 夜中の2時に病院から連絡が入ることも、 早朝の5時に親族から電話がかかってくることもあります。 上司の携帯電話の番号は分かっているものの、 この時間にかけてよいものかどうかで手が止まります。

迷いが生まれるのは、 急ぎであることと、時間帯への配慮が正面からぶつかるためです。 どちらを取るかを選ぶのではなく順序で解くのが実際の解き方になりますので、 次の表には時間帯ごとの組み立て方を整理しました。

メールを先に送る場合でも、 それで連絡が済んだことにはなりません。 上司は受信箱を常に見ているわけではありませんので、 始業の30分前ごろになったら改めて電話を入れて、 口頭で日数を決めるところまで持っていってください。

職場によっては勤怠システムからの申請が定められていることもあります。 その場合でもシステムへの登録は電話のあとで構いませんので、 先に画面を開いて入力に時間をかけるより、 口頭で一言伝えるほうが人の手配はずっと早く動き始めます。

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上司に伝える5つのこと

いざ電話がつながると、 用意していたはずの言葉が飛んでしまうことがあります。 「父が亡くなりまして」と言ったあとに沈黙が続き、 上司から「それで、いつまでお休みになりますか」と促されて、 初めて日数を考え始めるという流れは実際によく起こります。

上司の側は、この電話でその日のうちに判断を下す必要に迫られています。 判断に要るのは気持ちの説明ではなく事実の5項目ですので、 次の表を電話の前に一度だけ目で追ってから、番号を押してください。

5つのうち、最初に言い切っておきたいのは 続柄と希望日数の2つにあたります。 この2つさえ出ていれば、あとは上司の側が順に尋ねてくれますし、 日程が未定であっても「葬儀の日取りが決まり次第ご連絡します」と添えれば、 いったん話は前へ進みます。

逆に、伝えなくてよいことのほうもはっきりと決まっており、 亡くなった経緯、病名、闘病の長さ、家族の事情はいずれも 忌引きの判断に関係しませんので、 自分から説明する必要はまったくありません。

相手別の例文

口頭で伝えたあとにも、記録として文面を残しておく場面がいくつか出てきます。 深夜に先送りするメール、同僚への引き継ぎの連絡、 約束を入れていた取引先への一報と、 同じ出来事を三度、違う濃さで書くことになります。

三つの宛先で変わるのは、 どこまで事情を書くかという一点だけにあたります。 要件を先に置いて事情をあとに回すという並びは共通していますので、 次の表で書き分けの基準を確かめてから、下の例文をお使いください。

上司へ深夜に送る場合は、 件名を「忌引き休暇のご連絡（◯◯／◯月◯日から）」のようにしておくと、 本文を開く前に用件が伝わります。 本文のほうは、深夜に連絡した詫びを一行置いてから、昨夜父が永眠したこと、 つきましては◯月◯日から◯日間の忌引き休暇をいただきたいこと、 朝になりましたら改めて電話を差し上げることの3つを並べた長さで足ります。

同僚へは、頼む仕事と期限を具体的に書くほうが親切にあたります。 「◯◯社への見積もりが金曜締切ですので、 添付のとおり金額はそのままで送っていただけますでしょうか」と書けば、 受け取った側は判断に迷わずに動けます。

取引先へは「身内に不幸がありまして」で十分にあたり、 誰が亡くなったのかまで書く必要はまったくありません。 そのあとに◯月◯日まで不在にすること、その間は代わりの担当者が承ることを添えて、 連絡先をそちらへ切り替えていただくようお願いすれば、相手が困る場面は生じません。

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引き継ぎで決めておくこと

通夜の会場で携帯電話が鳴り、 廊下へ出て「あの件、どうしましょうか」という相談を受けたという話は、 引き継ぎのしかたに原因があります。 資料の場所は伝えてあったのに、 判断を委ねる範囲だけが空白のまま残っていたためです。

引き継ぎが難しく感じられるのは、自分が普段どうやって決めているのかを、 言葉にして説明する機会がふだんまったく無いためにあたります。 通夜の支度に追われながらでも渡せるように要素を絞りましたので、 次の表の4つだけを言葉にして、口頭で伝えてしまってください。

葬儀の準備が始まってしまえば、 落ち着いて引き継ぎ書を作る時間はまず取れません。 電話のあいだに口頭で伝えて、 あとから短いメールで確認だけ入れるという形にしておくほうが、 完璧な書面を用意しようとして遅れるよりずっと役に立ちます。

止めておいてほしいものを伝えるのも、忘れやすい一項目にあたります。 良かれと思って進めてもらった結果、 戻ってから巻き戻す手間が生まれることがありますので、 「これは触らずに置いてください」という一言を必ず入れてください。

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休んでいるあいだの連絡

緊急連絡先として携帯電話の番号を伝えたものの、 通夜のあいだは電源を切っていて、 気づいたときには着信が3件たまっていたということが起こります。 折り返そうとしたときには、もう相手の終業時刻を過ぎてしまっているという形になります。

これは連絡先を伝えたかどうかではなく、 いつなら出られるのかを伝えていなかったことから起こる行き違いです。 葬儀の日程には手を離せない時間帯が必ず含まれますので、 次の表を目安に、出られない時間を先に共有しておいてください。

伝え方そのものは難しくなく、 明日は昼から夕方まで電話に出られないこと、夜であれば折り返せることを 引き継ぎの電話のついでに一言添えておくだけで足ります。 これがあるだけで、同僚は急ぎの判断を自分で下すか、 夜まで待つかを選べるようになります。

なお、休んでいるあいだに自分から進捗を確かめる必要はありません。 気にかかる気持ちは分かりますが、 連絡を入れるたびに相手は手を止めて状況をまとめることになりますので、 任せると決めたところは戻るまで任せきってしまうほうが、結果として早く片づきます。

どこまで話すかを決めておく

連絡を入れたあと、 「ご病気だったのですか」「おいくつでいらしたのですか」と 重ねて尋ねられて答えに詰まることがあります。 悪気があるわけではないと分かっていても、 いま言葉にしたくないことを聞かれるのはこたえます。

ここで押さえておきたいのは、 どこまで話すかを決めるのは伝える側にあるという一点にあたります。 忌引きの申請に要るのは続柄と日程だけですので、 次の表を目安に、自分の線を先に引いておいてください。

答えたくない質問には、 「詳しいことは落ち着いてからお話しします」という一言が使えます。 拒んでいるわけではないという含みが残りますので、 たいていの相手はそれ以上は尋ねませんし、 関係を損なうこともありません。

家族葬にする場合は、 香典や供花を辞退するかどうかを早めに伝えておくと親切にあたります。 職場では部署でまとめて用意することがあり、 手配が始まってからの辞退はかえって相手に気を遣わせますので、 最初の連絡の段階で添えておいてください。

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よくある質問

まとめ

• 最初の一報は直属の上司へ入れます
• 電話が基本の手段にあたります
• 深夜・早朝はメールを先に送ります
• 伝えるのは5項目で足ります
• 続柄と希望日数を先に言い切ります
• 病名や経緯は伝えなくて構いません
• 引き継ぎは判断の基準まで渡します
• 出られない時間帯を先に伝えます

本記事で紹介している連絡の手順・伝える項目・例文は、いずれも一般的な目安にあたります。忌引き休暇は労働基準法に定めのない法定外休暇で、制度の有無も内容も勤め先ごとに決まりますので、実際の取り扱いは必ず就業規則と上司の指示を優先してください。当サイトは労務や法律の相談に応じる立場にはありませんので、個別の労働条件についてお困りのときは、勤め先の人事担当か、社会保険労務士などの専門家へご相談ください。