結論

日時・社名・氏名・連絡先・用件・折り返しの要否・受けた人の7項目です。

この順に空欄を書いたメモをあらかじめ手元に置いておくと、 聞き漏らしがなくなります。

聞くべき7項目

項目注意
1. 受けた日時 日付と時刻。「今日」と書きません
2. 社名・部署 正式名称で。略しません
3. 氏名 漢字も確認します
4. 連絡先 必ず復唱。区切って読み上げます
5. 用件 要点だけ。数字は復唱します
6. 折り返しの要否 「不要」も書きます
7. 受けた人 自分の名前

6の「不要」を書き忘れると、担当者が念のため折り返します。相手にとっては不要な電話です。「折り返し不要とのことです」まで書いてください。

7の「受けた人」を必ず書いてください

後から確認が必要になったとき、誰に聞けばよいかが分かります。

「これ、誰が受けたの？」と探すのは無駄な時間です。名前を書くだけで防げます。

メモ用紙を作っておく

伝言は聞きながら書くことになります。 考えて整理する余裕はありません。

その場で項目を思い出そうとすると必ず漏れます。 相手は話し続けており、 止めて考える時間はないためです。

欄記入例
〇〇さんへ田中部長
受信8/15（金）14:20
会社名〇〇株式会社　営業部
お名前佐藤様
電話番号03-0000-0000
ご用件見積書の金額について
ご希望□折り返し希望（16時まで在席）　□折り返し不要　□またかける
受けた者山田

この形の用紙を何枚か手元に置いておいてください。空欄を埋めるだけになり、慌てても聞き漏らしません。市販の電話メモ用紙もほぼこの構成です。

復唱のしかた

項目言い方
電話番号 「03の0000の0000でございますね」と区切ります
紛らわしい数字 「7、ななでございますね」と読み方を添えます
氏名 「どのような字をお書きになりますか」
日時 「〇月〇日の〇時ということで」
全体 「復唱させていただきます」と前置きします

「1」と「7」、「4」と「7」、「1時」と「7時」は聞き分けにくい音です。「いち」「なな」「よん」と読み方を添えて確認してください。

分からないまま電話を切らないでください

「聞き返すのが失礼」と思って曖昧なまま切ると、後で確認の電話をかけ直すことになります。

そのほうがはるかに手間をかけます。その場で聞くのがいちばん親切です。

担当者への渡し方

書き取った伝言は、担当者に確実に届ける必要があります。 書いただけでは終わりません。

渡し方にはもう一つの問題があります。 伝言には相手の氏名と連絡先が書かれており、 誰でも見られる状態に置くわけにいきません。

方法注意
机に置く 見つけやすい位置に。書類に埋もれさせません
社内チャット 流れます。机のメモと併用します
戻ったら口頭でも これがもっとも確実
急ぎのもの 戻る前に連絡します
担当者が長く不在 上司に相談します
個人情報を含む 置きっぱなしにしません

電話メモには相手の氏名と連絡先が書かれています。個人情報にあたるため、机に置きっぱなしにしたり、不要になったものをそのまま捨てたりしないでください。

困ったとき

伝言を受けていると、手に負えない場面が出てきます。 内容が専門的、相手が早口、名前が聞き取れない。

困るのは分からないまま進めてよいかです。 理解できていないのに引き受けてよいのか、 と考えて手が止まります。

状況対応
用件が専門的で分からない そのまま書き取ります。理解しようとしません
相手が早口 「恐れ入ります、もう少しゆっくりお願いできますでしょうか」
長い伝言 「要点を確認させていただきます」
怒っている相手 まず聞きます。上司に代わることも検討します
自分では判断できない 「確認のうえ、折り返しご連絡いたします」
書き漏らした 切る前に確認します

意味が分からない用件でも、聞こえたとおりに書き取れば足ります。理解するのは担当者の仕事です。専門用語は「どのような字でしょうか」と確認して、そのまま残してください。

折り返し電話の時間の目安を見る

よくある質問

電話の伝言では何を聞きますか？

受けた日時、社名・部署、氏名、連絡先、用件、折り返しの要否、受けた人の7項目です。この順に空欄を書いたメモをあらかじめ手元に置いておくと、聞き漏らしがなくなります。

「折り返し不要」も書くべきですか？

書いてください。書き忘れると担当者が念のため折り返し、相手にとっては不要な電話になります。「折り返し不要とのことです」まで書いてください。

受けた人の名前も必要ですか？

必要です。後から確認が必要になったとき、誰に聞けばよいかが分かります。「これ、誰が受けたの？」と探すのは無駄な時間で、名前を書くだけで防げます。

数字を復唱するこつはありますか？

電話番号は「03の0000の0000でございますね」と区切って読み上げます。「1」と「7」、「4」と「7」は聞き分けにくいため、「7、ななでございますね」と読み方を添えて確認してください。

聞き返すのは失礼ではありませんか？

曖昧なまま切るほうが問題です。後で確認の電話をかけ直すことになり、そのほうがはるかに手間をかけます。その場で聞くのがいちばん親切です。

用件が専門的で分からないときは？

聞こえたとおりに書き取れば足ります。理解するのは担当者の仕事です。専門用語は「どのような字でしょうか」と確認して、そのまま残してください。

まとめ

  • 7項目を押さえる
  • 日付は「今日」と書かない
  • 「折り返し不要」も書く
  • 受けた人の名前を必ず
  • 空欄式のメモ用紙を用意する
  • 数字は区切って読み上げる
  • 分からないまま切らない
  • 電話メモは個人情報

電話の記事

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参考情報

  1. 個人情報保護委員会
    https://www.ppc.go.jp/
  2. 個人情報保護委員会「法令・ガイドライン等」
    https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/
  3. 総務省「国民のためのサイバーセキュリティサイト」
    https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/

電話・メールの作法に公的な基準はありません。本記事は広く共通して挙げられる目安をまとめたものです。会社ごとに定められた手順がある場合は、そちらが優先します。メールの誤送信など個人情報の取り扱いに関わる部分は、個人情報保護委員会の資料を参照し、2026年8月15日に確認しました。

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。