結論
不在を伝え、戻る時間の目安を添え、相手に選んでもらいます。
「折り返しご連絡いたしましょうか、ご伝言を承りましょうか」。 こちらで決めず、相手に決めてもらうのが基本です。
基本の流れ
| 順 | 言葉 |
|---|---|
| 1 | 「あいにく〇〇は席を外しております」 |
| 2 | 「〇時頃に戻る予定でございます」 |
| 3 | 「折り返しご連絡いたしましょうか」 |
| 4 | 相手の希望を聞きます |
| 5 | 連絡先を確認します |
| 6 | 「〇〇が承りました」と名乗ります |
2の「戻る時間」がもっとも重要です。これがないと相手は判断できません。分からなければ「戻り時間が分かりかねますので、折り返しご連絡いたします」と提案してください。
相手に選ばせてください
「折り返します」と決めてしまうと、相手が席を外せなくなります。
逆に「またおかけください」だけでは、相手に手間を押し付けることになります。両方を示して選んでもらうのが親切です。
不在理由の言い方
| 実際 | 伝え方 |
|---|---|
| 会議中 | 「ただ今席を外しております」 |
| 外出・訪問中 | 「外出しております。〇時頃戻ります」 |
| 休暇 | 「本日は休みをいただいております」 |
| 出張 | 「〇日まで出張しております」 |
| 他の電話に出ている | 「ただ今ほかの電話に出ております」 |
| 体調不良で欠勤 | 「本日は休みをいただいております」 |
| 退職 | 「後任の〇〇が承ります」 |
病気・けが・家庭の事情は伝えないでください。本人の健康情報や私的な事情は、社外に明かすべきものではありません。すべて「休みをいただいております」で足ります。
行き先も伝えないほうが無難です
「〇〇社に訪問中です」と言うと、取引先の情報を漏らすことになります。
「外出しております」で十分です。誰とどこにいるかは、社外に伝える必要のない情報です。
聞いておくこと
担当者が不在のときは、こちらが情報を預かることになります。 聞き漏らすと、後で取り返せません。
とくに連絡先で迷います。 取引先の番号は社内にあるはずだから、 改めて聞くのは失礼ではないかと考えてしまいます。
| 項目 | 注意 |
|---|---|
| 社名・部署・氏名 | 漢字も確認します |
| 電話番号 | 必ず復唱。知っていても聞きます |
| 用件 | 言える範囲で。深追いしません |
| 急ぎかどうか | 「お急ぎでしょうか」と一言 |
| 連絡がつく時間 | 「何時頃までご在席でしょうか」 |
| 受けた時刻 | メモに残します |
電話番号は、知っていても聞いてください。携帯からかけている、部署が変わったといったことがあります。「念のため、ご連絡先をお願いできますでしょうか」と添えれば自然です。
折り返しか伝言か
不在を伝えた後は、折り返すか、伝言を預かるかを決めます。 これは相手に選んでもらう部分です。
判断が要るのは相手が急いでいるときです。 「今すぐ話したい」と言われると、 携帯を教えてよいかで迷います。
| 相手の希望 | 対応 |
|---|---|
| 折り返してほしい | 連絡先と、連絡がつく時間を聞きます |
| 伝言を頼まれた | 復唱して確認します |
| またかけ直すと言われた | 戻る時間を伝えます |
| 急ぎだと言われた | 携帯へ連絡するなど、社内の手順に従います |
| 他の人でよいと言われた | 対応できる人に代わります |
担当者の携帯番号を勝手に教えないでください。「私から連絡を取ってみます」と伝え、社内の手順に従ってください。個人の連絡先を社外に伝えるかは、会社の判断です。
その後にすること
- すぐメモを残します。記憶に頼りません
- 担当者の机か、社内チャットへ
- 戻ったら口頭でも伝えます。メモを見落とすことがあります
- 急ぎなら、戻る前に連絡します
- 担当者が長く戻らないなら相手に一報を入れます
メモと口頭の両方で伝えてください
机の上のメモは他の書類に紛れます。チャットは流れます。
どちらか一方だけだと、伝わらないことがあります。戻ったのを見たら、一言声をかけるのがもっとも確実です。
よくある質問
担当者が不在のときは何と言いますか？
「あいにく〇〇は席を外しております」と伝え、「〇時頃に戻る予定でございます」と戻る時間を添えます。そのうえで「折り返しご連絡いたしましょうか」と相手に選んでもらいます。
なぜ相手に選ばせるのですか？
「折り返します」と決めてしまうと相手が席を外せなくなり、「またおかけください」だけでは相手に手間を押し付けることになります。両方を示して選んでもらうのが親切です。
会議中と言ってもよいですか？
「ただ今席を外しております」で足ります。また病気・けが・家庭の事情は伝えないでください。本人の健康情報や私的な事情は社外に明かすべきものではなく、すべて「休みをいただいております」で足ります。
行き先は伝えてもよいですか？
伝えないほうが無難です。「〇〇社に訪問中です」と言うと取引先の情報を漏らすことになります。「外出しております」で十分です。
相手の電話番号は知っていても聞きますか？
聞いてください。携帯からかけている、部署が変わったといったことがあります。「念のため、ご連絡先をお願いできますでしょうか」と添えれば自然です。
担当者の携帯番号を教えてよいですか？
勝手に教えないでください。「私から連絡を取ってみます」と伝え、社内の手順に従ってください。個人の連絡先を社外に伝えるかは会社の判断です。
まとめ
- 戻る時間の目安を添える
- 折り返しか伝言かを選んでもらう
- 理由は「席を外しております」
- 病気・家庭の事情は言わない
- 行き先も言わない
- 電話番号は知っていても聞く
- 携帯番号を勝手に教えない
- メモと口頭の両方で伝える
参考情報
- 個人情報保護委員会
https://www.ppc.go.jp/ - 個人情報保護委員会「法令・ガイドライン等」
https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/ - 総務省「国民のためのサイバーセキュリティサイト」
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/
電話・メールの作法に公的な基準はありません。本記事は広く共通して挙げられる目安をまとめたものです。会社ごとに定められた手順がある場合は、そちらが優先します。メールの誤送信など個人情報の取り扱いに関わる部分は、個人情報保護委員会の資料を参照し、2026年8月15日に確認しました。
本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。