結論

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます」が基本形です。

相手が名乗ったら復唱し、「いつもお世話になっております」と続けます。 この型を覚えれば、ほとんどの電話に対応できます。

基本の型

電話に出たときの第一声には型があります。 考えながら話す場面ではありません。

ただし会社ごとに決まった名乗り方があることも多く、 一般的な型がそのまま使えるとは限りません。

場面言葉
外線を受けた 「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます」
部署直通 「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社、営業部でございます」
内線 「はい、営業部の〇〇です」
待たせた 「お待たせいたしました。〇〇株式会社でございます」
夕方以降 「お世話になっております」から始めることも

会社ごとに決まった名乗り方があります。「はい、〇〇でございます」で統一している会社もあります。周りの人がどう出ているかを聞いて合わせてください。

相手が名乗ったら

順言葉
1. 復唱する 「〇〇株式会社の〇〇様でいらっしゃいますね」
2. 挨拶する 「いつもお世話になっております」
3. 用件を聞く 相手が話し始めるのを待ちます
4. 相づちを打つ 「はい」「さようでございますか」
5. 要点を復唱 「〇日の〇時、〇個ということでよろしいでしょうか」
6. 名乗る 「〇〇が承りました」

相づちがないと、相手は「聞こえているか」が分かりません。電話では表情もうなずきも伝わりません。声に出す必要があります。

「お世話になっております」は初対面でも使えます

実際に世話になっているかどうかは関係なく、ビジネス電話の定型の挨拶として定着しています。

相手が初めての会社でも、そのまま使って構いません。迷ったら「お世話になっております」で問題ありません。

相手が名乗らないとき

相手が名乗らずに用件を話し始めることがあります。 このまま取り次いでよいかで迷います。

困るのは誰に繋ぐか判断できないことと、 後で記録が残らないことです。 伝言も残せません。

状況言い方
名乗らずに用件を話す 「恐れ入りますが、お名前を伺えますでしょうか」
社名だけ名乗った 「ご担当者様のお名前をお願いできますでしょうか」
名前だけ名乗った 「失礼ですが、どちらの〇〇様でいらっしゃいますか」
名乗りたがらない 取り次がなくて構いません

名乗らない相手を取り次ぐ必要はありません。「恐れ入りますが、お名前を伺えない場合はお取次ぎいたしかねます」と伝えて構いません。会社の情報を守るためでもあります。

聞き取れないとき

相手の声が聞き取れないことがあります。 回線の状態、周囲の音、話す速さ。

聞き返しづらいのは、相手のせいにしてしまうように感じるためです。 そのまま進めると、 後で確認の電話をかけ直すことになります。

状況言い方
全体が聞こえない 「恐れ入ります、お電話が少々遠いようでして」
一部だけ聞き逃した 「恐れ入ります、もう一度お願いできますでしょうか」
数字が不明瞭 「〇個でお間違いないでしょうか」
名前が分からない 「失礼ですが、どのような字をお書きになりますか」

「お電話が遠いようでして」は、相手を責めない言い方です。「声が小さい」「聞こえません」と言うと、相手のせいにする響きになります。回線のせいにする慣用表現です。

名前が聞き取れないときの対応を見る

避けたい言い回し

普段は問題にならない言い方が、 電話では避けられることがあります。

多いのは敬語の使い方です。 社内では自然な言い方が、 社外に対しては誤りになることがあります。

避けたい代わりに
もしもし 「お電話ありがとうございます」
了解しました 「承知いたしました」「かしこまりました」
〇〇部長はおりません 「〇〇は席を外しております」（社内の人に敬称を付けません）
すみません 「申し訳ございません」「恐れ入ります」
ちょっと待ってください 「少々お待ちいただけますでしょうか」
どちら様ですか 「お名前を伺えますでしょうか」

社外の人に対しては、社内の人に敬称を付けません。「部長の〇〇は」ではなく「〇〇は」とします。ただし社内どうしの電話では通常どおり敬称を使います。

電話を取り次ぐときの言葉を見る

よくある質問

会社の電話に出たら最初に何と言いますか？

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます」が基本形です。ただし会社ごとに決まった名乗り方があるため、周りの人がどう出ているかを聞いて合わせてください。

相手が名乗った後はどうしますか？

「〇〇株式会社の〇〇様でいらっしゃいますね」と復唱し、「いつもお世話になっております」と続けます。用件を聞く間は相づちを打ってください。電話では表情もうなずきも伝わらないため、声に出す必要があります。

初対面でも「お世話になっております」と言ってよいですか？

使えます。実際に世話になっているかどうかは関係なく、ビジネス電話の定型の挨拶として定着しています。迷ったらこれで問題ありません。

相手が名乗らないときは？

「恐れ入りますが、お名前を伺えますでしょうか」と聞いてください。名乗りたがらない相手を取り次ぐ必要はなく、「お名前を伺えない場合はお取次ぎいたしかねます」と伝えて構いません。会社の情報を守るためでもあります。

聞き取れないときは何と言いますか？

「恐れ入ります、お電話が少々遠いようでして」と伝えてください。「声が小さい」「聞こえません」と言うと相手のせいにする響きになります。回線のせいにする慣用表現です。

「了解しました」は使ってよいですか？

避けるほうが無難です。「承知いたしました」「かしこまりました」を使ってください。また社外の人に対しては社内の人に敬称を付けず、「部長の〇〇は」ではなく「〇〇は」とします。

まとめ

  • 「お電話ありがとうございます」から
  • 会社の名乗り方に合わせる
  • 相手の名前を復唱する
  • 相づちを声に出す
  • 「お世話になっております」は初対面でも可
  • 名乗らない相手は取り次がなくてよい
  • 「お電話が遠いようでして」
  • 社内の人に敬称を付けない

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参考情報

  1. 個人情報保護委員会
    https://www.ppc.go.jp/
  2. 個人情報保護委員会「法令・ガイドライン等」
    https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/
  3. 総務省「国民のためのサイバーセキュリティサイト」
    https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/cybersecurity/kokumin/

電話・メールの作法に公的な基準はありません。本記事は広く共通して挙げられる目安をまとめたものです。会社ごとに定められた手順がある場合は、そちらが優先します。メールの誤送信など個人情報の取り扱いに関わる部分は、個人情報保護委員会の資料を参照し、2026年8月15日に確認しました。

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。