仕事で電話をかけ間違えたらどうする？すぐ切らずに伝えたい一言

気づいたときの一言

呼び出し音が途切れて相手の声が聞こえた瞬間に、 名乗られた社名が思っていたところと違う、という場面はどの職場でも起こります。 手元の名刺と発信履歴の数字を見比べているあいだにも、相手は受話器の向こうで返事を待っています。

困るのはどこまで話してしまったかによって、 その場で口にすべき言葉が変わってくる点で、 相手が出た直後に気づいた場合と、用件を話し始めてから気づいた場合とでは、詫びの重さがそろいません。

いちばん避けたいのは、間違いに気づいた気まずさからそのまま黙って受話器を置いてしまうことで、 受けた側の手元には名乗りのない番号だけが残り、 いたずら電話や勧誘の類と見分けがつかなくなります。

会社の代表番号からかけていれば、その番号がそのまま会社の名前として履歴に残ることになりますから、 後日あらためて連絡を取る用事が出てきたときにも尾を引きます。 「失礼いたしました」のひと言を添えるだけで、その心配はなくなります。

社名を名乗るべきか

詫びの言葉そのものより判断に迷うのがそこで社名まで名乗るかどうかで、 名乗れば間違えた会社が相手に知られますし、黙って切れば余計に不審に見えます。 受話器を持ち替えながら、その数秒だけ言葉に詰まってしまう場面です。

分かれ目になるのはどこまで話したかで、 すでに社名を名乗って用件に入りかけている場合と、 相手が出た直後にこちらの誤りに気づいた場合とでは、相手の手元に残る印象がまるで違います。

同じ相手に短いあいだで二度も三度もかけてしまったときは、 名乗らずに切るほうがかえって具合が悪く、 同じ番号から繰り返し着信があるのに誰も名乗らない状態になりますから、 二度目からは社名を添えて詫びておくほうが後々もつれません。

名簿や名刺の並びから隣の番号を押してしまった場合、 その相手が取引先と同じ業界の会社だということも起こりますので、 用件の中身までは口にせず、番号を間違えたという事実だけを伝えて切り上げてください。 余計な説明をしなかったときのほうが、あとから詮索もされません。

間違い電話を受けたら

立場が入れ替わって、こちらが間違い電話を受ける側になることもあり、 代表番号や似た並びの番号を持つ会社ほど、その頻度は上がります。 名指しされた名前にまるで心当たりがないまま、相手が用件を話し始めてしまうこともあります。

迷いやすいのはどこで話を止めるかで、 早く切り上げようとすれば素っ気なく響きますし、 丁寧に応じようとして聞き続ければ、他社宛の話まで耳に入ってきます。

気をつけたいのは、相手がこちらを別の会社だと思い込んだまま用件を話し始めてしまう場面で、 聞いているうちに他社の見積もりや納期といった話まで耳に入ってしまい、 受話器を持ったまま黙って聞き続ける格好になります。

そこで「恐れ入りますが、おかけ間違えのようです」と早めに割って入れば、 相手もその時点で気づけますし、こちらが他社の内情を知ってしまう事態も避けられます。 話の腰を折るのは気が引けるところですが、 最後まで聞いてから伝えるほうが、双方にとって具合の悪い結果になります。

社内で繋ぎ間違えた

かけ間違いには、外からかかってきた電話を社内の誤った席へ回してしまう 取り次ぎ違いも含まれ、 こちらは相手の手間が一度で終わらないぶん、始末が悪くなります。 保留音を聞かされたまま待たされる時間も、そのぶん積み重なっていきます。

問題になるのは相手が何度も回されることで、 繋がれた先の担当が違うたびに、相手は同じ用件を最初から説明し直すことになりますし、 そのうち誰にどこまで話したのかも分からなくなります。

保留にしたつもりでボタンを押し損ね、社内のやり取りがそのまま相手に聞こえてしまうこともあり、 担当を探す声や「これは誰の案件だったか」というつぶやきまで届いてしまいます。 気づいた時点で「失礼いたしました」と断ってから、改めて繋ぎ直してください。

内線をつなぐ操作を誤って切ってしまった場合は、相手からのかけ直しを待たず、 こちらから折り返すほうが筋が通りますし、 番号は着信の記録に残っていますから調べる手間もかかりません。 かけ直しの一声があれば、切られたのか事故なのかで相手が迷わずに済みます。

防ぐには

ここまでの対応をひととおり覚えておいても、そもそも間違えずに済むならそれに越したことはなく、 かけ間違いの多くは番号を手で打ち込む場面で起きています。 名刺の隅に小さく並んだ数字を目で追いながら押していくと、一桁ずれても気づきません。

もう一つ多いのが相手を確かめないまま話し始めることで、 番号そのものは合っていても、部署や担当者が変わっていれば、 結局は用件を最初から話し直すことになります。

手で番号を打ち込む機会そのものを減らしておくと、間違いは目に見えて減っていき、 名刺を受け取ったその日のうちに登録先へ入れておけば、次からは一覧から選ぶだけで済みます。 急いでいるときほど数字の並びを読み違えますから、その手間は先に済ませておく値打ちがあります。

内線については、部署の並びを書いた一覧を受話器の脇に貼っておくだけで、 取り次ぎ違いはかなり減ります。 番号を思い出そうとして保留のまま数十秒が過ぎるより、 目で追って確かめるほうが早く済みますし、相手を待たせる時間も短くなります。

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よくある質問

まとめ

• 気づいても無言では切りません
• 「失礼いたしました」と一言だけ詫びます
• そこから長く謝り続けません
• 社名を聞かれたら答えます
• 間違い電話にもふだんどおりに応じます
• 他社宛の用件には立ち入りません
• たらい回しにせず、いったん引き取ります
• 相手が出たらまず社名を確かめます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。