お詫びの言葉の選び方｜「すみません」「申し訳ありません」の使い分け

三つの言い方の使い分け

謝る場面でとっさに口から出るのは「すみません」であることが多いのですが、 この言葉は感謝のときにも人を呼び止めるときにも使える便利な言い方であるために、 詫びとして使うと重さが足りないまま相手に届いてしまう場合があり、 出来事が重いほどこの差ははっきりと響いてきます。

三つの言い方には、それぞれもとになった意味があります。 「すみません」は済まないという心残りを表し、「ごめんなさい」は許しを請う言い方であって、 「申し訳ありません」は言い訳のしようがないという意味ですから、 非を全面的に認める場面ではこれがいちばん強く働きます。

同じ相手であっても、出来事の重さによって選ぶ言い方は変わってきます。 同僚の机の上の書類を落としただけなら「すみません、拾います」で足りますが、 その書類を紛失したのであれば、 立ち上がって「申し訳ありません」と述べるほうが場に合います。

逆に、軽い行き違いに最上級の言い方を持ってくると、 相手のほうが「そこまでの話ではない」と気を使う側に回ってしまいます。 詫びの言葉は強ければよいというものではなく、 出来事の重さと釣り合わせることのほうが大切になります。

「申し訳ございません」は間違いか

「申し訳ございません」は誤りだと指摘されることがあり、 これは「申し訳ない」がひとつの形容詞であって、 その「ない」だけを「ございません」に置き換えるのは文法上おかしい、という考え方によるもので、 正しくは「申し訳のうございません」になるのだと説明されます。

ただし、この形は実際の場ではほとんど使われていませんし、 同じ作りの「とんでもございません」について文化庁の「敬語の指針」は、 語の成り立ちからは規範的でないとしつつ、褒め言葉を打ち消す場面で使う分には問題がないとしています。 指針が「申し訳ございません」そのものを扱っているわけではありませんが、同種の言い方を過度に避ける必要はありません。

同じように迷いやすいのが、敬語をいくつも重ねてしまった言い方のたぐいです。 「お詫び申し上げさせていただきます」のように敬語を重ねると、 かえって回りくどくなって誠意が届かなくなりますので、 「お詫び申し上げます」で止めるほうが素直に響きます。

謝罪の場面では、言葉を飾れば飾るほど中身のほうが遠のいていきます。 短く平たくはっきりと述べるほうが受け取ってもらいやすく、 敬語の段数を上げることが丁寧さの証明になるわけではありません。 相手が見ているのは形の正しさよりも、事実をそのまま認めようとしているかどうかという姿勢のほうです。

最初のひと言に何を入れるか

詫びの場面でいちばん結果を左右するのが、口を開いた最初のひと言です。 ここで何を言うかによって相手はこの人が非を認めているのかどうかを判断しますし、 その判断はあとから覆しにくいものになりますので、 切り出し方だけは決めてから連絡してください。

入れるべきものは二つで、詫びの言葉と、何について詫びているのかです。 逆に入れてはいけないのが理由と事情の説明で、 これを先に置くと、相手には「謝る前に言い訳を始めた」という順序で聞こえてしまいます。

具体的に述べるといっても、難しいことを求められているわけではありません。 「先週お預かりした資料を、期日までにお返しできませんでした」のように、 いつ・何を・どうしたのかを一文で言うだけで、 相手はこちらが事実を把握していることを理解します。

これをせずに「このたびは本当に申し訳ありませんでした」とだけ述べると、 丁寧に聞こえる一方で、何を反省しているのかが分かりません。 相手からすれば、 分かっていないまま謝られているようにも見えてしまいます。

理由をどこまで話すか

理由を話すべきか黙っているべきかは、詫びの場面で最も判断が割れる点です。 黙っていれば不誠実に見えますし、話しすぎれば言い訳になりますので、 多くの方はどちらに転んでも角が立つように感じて、 その場で口ごもることになります。

軸になるのは相手が理由を必要としているかどうかで、 同じことが繰り返されるかを心配している相手には原因の説明が要りますが、 単に迷惑をかけられて困っている相手には、 理由よりこれからどうするかのほうが必要になります。

言い訳に聞こえてしまう言い方

本人にその気がなくても、言い訳として受け取られる言い方があります。 多くは主語が自分から外れているもので、 状況や他人や相手の受け取り方のほうに話が向いた瞬間に、 責任の所在がぼやけて聞こえます。

とくに口をついて出やすいのが、受け身の言い方と条件付きの言い方です。 「〜してしまいまして」「〜になってしまい」という形は、 出来事が勝手に起きたように響きますし、 「もし〜であれば」という形は非を認めていないことになります。

言い方を直すには、文の主語を自分のほうに戻すだけで足ります。 「連絡が行き違いになってしまいまして」を 「私の確認が漏れておりました」に替えるだけで、 同じ事実でも受け取られ方が大きく変わります。

相手にも落ち度がある場面でも、その日はこちらの分だけを述べてください。 詫びの場でこちらから相手の非を持ち出せば、 謝りに来たのではなく責任の分担を決めに来たように見えますし、 話し合いそのものが感情的な方向へ進みます。

二度目・三度目に何と言うか

詫びは、一度述べればそれで終わるという場面ばかりではありません。 相手の気持ちが収まっていない、同じことをまた繰り返した、 あるいは日をおいてもう一度会うことになったといった場合に、 何と言えばよいのかで手が止まります。

二度目の言葉で効くのは、丁寧さの上塗りではなく、 一度目からの間に何をしたかという中身です。 同じ詫びを繰り返すだけだと、相手には前回から何も動いていないように見えます。

書き言葉にするときの違い

同じ詫びでも、口で言う場合と文字にする場合とでは言葉の選び方が変わります。 話し言葉なら声の調子や間で伝わる部分がありますが、 文字にはそれがありませんので、 言葉そのものを一段丁寧にする必要が出てきます。

もうひとつの違いは、書いたものがそのまま形として残るという点です。 口頭のやりとりは相手の記憶のなかで丸くなっていきますが、 書いたものは後から読み返されますので、 その場しのぎの表現を書かないようにしてください。

どの手段で伝えるかそのものは、出来事の重さと相手との距離で決まります。 重い出来事を文字だけで済ませると軽く見えますし、 軽い行き違いに手紙を送ると相手が構えますので、 お詫びの手段の選び方で全体の判断をしてから文面に入ってください。

封書の手紙として書く場合は、書き出しから結びまでの形がおおよそ決まっています。 時候の挨拶を省くかどうかという点も含めて、 お詫び状の書き方と例文のほうにまとめてありますので、 封書で出すと決めたときはそちらを見てください。

お詫び状の書き方を見る

よくある質問

まとめ

• 目上には「申し訳ございません」を使い、「ごめんなさい」は親しい相手にとどめます
• 最初のひと言には詫びだけを置きます
• 何について詫びているのかを具体的に述べます
• 理由は問われてから短く答えます
• 主語を自分に戻すと、言い訳に聞こえなくなります
• 相手が「もういい」と言ったらそこで止めます

本記事で紹介している金額や作法は一般的な目安です。地域・間柄・出来事の重さによって適切な形は変わります。けがや高額な弁償が絡む場合は、自己判断せず保険会社や専門家にご相談ください。本記事は人付き合いの作法を扱うもので、法律上の責任について述べるものではありません。