お詫び状の書き方と例文｜時候の挨拶は省く。構成と封筒の整え方

手紙で詫びるのはどんな場面か

詫びを手紙にするかどうかで迷うのは、電話やメールで済ませてよいのか、 それとも封書を出すべきなのかという線引きがはっきりしないためで、 軽い出来事に手紙を送れば相手が構えますし、 重い出来事をメールだけで済ませれば軽く見られます。

判断の軸は相手に会えるかどうかと、記録として残したいかどうかの二つで、 直接会って謝れる相手には手紙より訪問が先になりますが、 遠方に住んでいる相手や、会う機会をつくりにくい相手に対しては、 手紙が最も落ち着いた手段になります。

手紙がとりわけよく働くのは、相手が読む時機を自分で選べるという一点にあります。 電話は相手の時間をその場で奪いますし、会えば相手に表情を作らせることになりますが、 手紙なら気持ちが落ち着いたときに封を開けられますので、 感情がまだ収まっていない相手には向いています。

逆に、返事を求めるような内容まで手紙に書くと、今度は相手のほうに負担がかかります。 弁償の金額や日程の相談まで書き添えると返信を書かせることになりますので、 手紙は詫びだけにとどめて、相談は電話に回すほうが、 相手にとっては扱いやすい形になります。

書き出しから結びまでの構成

お詫び状の構成は、ふだん書く手紙とは順序そのものが違っていて、 普通の手紙であれば頭語のあとに時候の挨拶を置いて本題に入りますが、 詫び状では挨拶を飛ばして、詫びの言葉を先頭に置きますので、 その分だけ書き出しがまっすぐになります。

書くべき中身は、突きつめれば次の三つに絞ることができ、 何について詫びているのか、どういう経緯だったのか、 これからどうするのかという三点であって、 この順序を入れ替えないことが読み手にとっての分かりやすさになります。

書き出しの一文は、前置きを置かずにそのまま詫びから始めて構わず、 「このたびは、お借りしていた本を汚してしまい、誠に申し訳ございませんでした」のように、 何をしたのかを含めた一文にすると、 読み始めた相手がすぐに用件を把握できます。

結びで気をつけたいのは、こちらの都合をそこに書き足さないという点で、 「今後ともよろしくお願いいたします」で止めておくのが自然ですし、 返事や許しを求める言葉を書き添えると、 相手に何かを返す義務を負わせることになります。

時候の挨拶と頭語をどうするか

多くの方が迷うのが「拝啓」と時候の挨拶を入れるかどうかという点で、 形式を整えたいという気持ちが働くとつい入れたくなりますが、 詫び状で季節の話から始めると、本題を後回しにした印象を与えますので、 少なくとも時候の挨拶は省くのが通例になっています。

頭語のほうは、相手との間柄によって判断が分かれるところです。 改まった相手には「拝啓」から始めて「敬具」で受ける形が整いますし、 親しい相手には頭語を省いて呼びかけから始めるほうが気持ちが伝わりますので、 どちらか一方だけが正しいというものではありません。

頭語と結語を対応させずに書くと、形式を知らないという印象だけが残ってしまいます。 日本郵便の案内では、拝啓には敬具・敬白・拝具が、前略には草々・早々・不一などが対応するとされていますので、 「拝啓」と「敬具」の使い方で確かめてから書き出してください。 対応する結語は一つに限られておらず、迷ったら拝啓と敬具の組み合わせにしておけば足ります。

形式にこだわりすぎているうちに日が過ぎるというのが、この分野でいちばん多い失敗です。 整った手紙が一週間後に届くより、 頭語を省いた簡単な手紙が翌日に届くほうが、 相手の受け取り方はずっとよくなります。

原因と対応をどこまで書くか

経緯をどこまで書くかによって、詫び状全体の印象は大きく変わってきますが、 まったく触れなければ何があったのか分からないままになりますし、 詳しく書けば書くほど自分を守る言葉が混ざりますので、 短く事実だけを置くという加減が要ります。

分量の目安としては経緯が二、三行、対応が二、三行といったところで、 経緯のほうが対応より長くなっている手紙は、 たいてい読み手に弁明として受け取られますので、 書き終えたら二つの長さを見比べてみてください。

場面別の例文

実際の文面は、出来事によって長さも調子もずいぶん変わってきますので、 ここでは日常で書く機会の多い三つの場面を挙げていますが、 そのまま写すのではなく、事実の部分を自分の言葉に置き換えて使ってください。 どこかから写してきた文面は、読む側にも意外と分かってしまうものです。

三つの例文に共通しているのは、詫びから始めて対応で終えるという形です。 あいだに置く経緯は短くとどめ、 最後に相手への気遣いを一行だけ添えるという組み立てにしてあり、 長さはいずれも便箋一枚のなかに収まります。

便箋・封筒・筆記具の選び方

詫び状というものは、便箋や封筒の見た目そのものが調子を伝えてしまうもので、 柄の入った便箋や色のついた封筒を使うと、 それだけで軽い調子として読まれますので、 道具の選び方は文面と同じくらい効いてきます。

選ぶときの基準は、余計な装飾を足さないという一点に尽きますので、 白い縦書きの便箋と白無地の封筒を選んで、 中身が透けないものにしておけば、 改まった手紙としての形はそれで整います。

字が上手か下手かということを、ここで気にする必要はまったくありません。 詫び状で見られているのは筆跡の美しさではなく、 丁寧に書こうとしたかどうかのほうですので、 ゆっくり書いた字であれば、それだけで伝わるものがあります。

封筒の宛名書きについては、通常の手紙とまったく同じ形で構いません。 表に相手の住所と氏名、裏に自分の住所と氏名を書くだけですので、 書き方に迷うときは封筒の書き方を見ながら整えてください。 詫び状だからといって、宛名の書き方に特別な決まりがあるわけではありません。

いつ出すか、品を同送してよいか

出す時期については、迷って手を止めている時間そのものが不利に働いてしまいます。 文面を練り直しているあいだに日が過ぎてしまうと、 遅れたこと自体が新しい詫びの種になりますので、 整った手紙を待たせるより、簡単な手紙を早く届けるほうが通ります。

同送するかどうかで判断に迷うのが、あわせて渡したいお詫びの品のほうです。 手紙と一緒に品を送ってしまえばこちらの手間は省けますが、 相手には受け取るかどうかを選ぶ余地がなくなりますので、 関係がこじれている段階では手紙だけにとどめるほうが無難です。

手紙を出したあとに返事が来なくても、こちらから催促だけはしないでください。 詫び状は相手に何かの義務を負わせるものではありませんので、 返事が無いこと自体が相手の返事である場合もありますし、 重ねて送れば押しつけになります。

少し時間をおいてから、季節の挨拶などで自然に連絡を取り直すという方法はあります。 その際に出来事を蒸し返す必要はなく、 ふだんどおりの調子で一通出すほうが、 相手にとっても関係を戻しやすい入口になります。

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よくある質問

まとめ

• 時候の挨拶は省き、詫びの言葉から書き始めます
• 構成は詫び・経緯・対応の三段落にまとめます
• 経緯より対応を長く書きます
• 白い便箋と、中身が透けない白無地の封筒を選びます
• 賠償の金額は手紙に書かず、電話や専門家に回します
• 整えるより早く出すほうが相手に届きます

本記事で紹介している金額や作法は一般的な目安です。地域・間柄・出来事の重さによって適切な形は変わります。けがや高額な弁償が絡む場合は、自己判断せず保険会社や専門家にご相談ください。本記事は人付き合いの作法を扱うもので、法律上の責任について述べるものではありません。