手紙の基本構成｜前文・主文・末文・後付けの書き方

4つの構成

便箋を広げて万年筆の蓋を外したところで手が止まり、一行目に何を置けばよいのかが分からないまま、 白いままの紙を三十分ほど眺めていたという経験は珍しいものではありません。 伝えたい中身のほうは、こちらの頭の中ですでにはっきりしているのが常です。

詰まっているのは中身ではなく並べる順のほうで、 どこから書き出してどこで終えるのかという枠組みさえ決まっていれば、あとはその枠に言葉を落とし込んでいくだけの作業になります。 手紙にはその枠が昔から決まっており、四つの部分に分かれています。

この四つを一枚の便箋の上に並べてみると、上から順に前文・主文・末文と続き、 最後の後付けだけが一段下がった位置に置かれるという格好になりますので、目で見ても区切りが分かります。 縦書きでも横書きでも、上から下へ流れる順序そのものは変わりません。

枠が決まっていることの利点は、書く側だけでなく読む側にも及びます。 受け取った方は、頭語と時候の挨拶を読み流したところで本題が来ると分かって読み進められますので、 どこに用件が書いてあるのかを探しながら読むという負担が生じません。

前文に書くこと

前文は手紙の入り口にあたる部分で、玄関先で靴を脱ぎながら交わす二言三言のようなものにあたります。 ここを飛ばしていきなり用件から入ると、いくら丁寧な文面でも、扉を開けて用件だけ告げて帰るような印象になります。

迷いやすいのはそれぞれの要素が何のために置かれているのかという点で、 頭語は手紙が始まるという合図、時候の挨拶は季節をひとつ挟むための言葉、安否は相手を気遣うための一文というように、役割がはっきり分かれています。

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前文でつまずきやすいのが自分の近況の扱いで、久しぶりに筆を執ると、 引っ越しのことから勤め先が変わったことまで書き連ねてしまい、二枚目に入ってもまだ本題が始まらないという手紙になりがちです。

近況は一行か二行でとどめておくと、そのあとの主文が素直に立ち上がります。 詳しく伝えたいことがあるのなら、主文で用件を済ませてから末文の手前に回すか、次の手紙へ送ってしまうほうが、 どちらの話も相手にきちんと届きます。

主文の書き方

主文は手紙の本体にあたる部分で、前文と末文はその周りを囲む枠にすぎません。 受け取った方が読み終えたあとで覚えているのも、季節の言葉ではなく、ここに書かれていた用件のほうです。

ここで多いのが用件が最後まで出てこないという形で、 前置きを丁寧に重ねるほど、読む側は何の用で書かれた手紙なのか分からないまま便箋をめくり続けることになりますし、 読み終えてから改めて頭から読み直すという手間まで生じます。

具体的に書くというのは、定型の言い回しをやめるという意味に近いところがあります。 公文エルアイエルが2017年5月に30代から50代の男女600人へ行ったwebアンケートでは、 もらってうれしい手紙として「自分だけに書かれている」を挙げた方が35.5%にのぼりました。

同じ調査では、美しい文字で書かれていることが45.7%、手書きであることが37.3%と続いています。 受け取る側の気持ちを尋ねた意識調査ですので実際の手紙を数えたものではありませんが、 どこかで見たような文面ではなく、その相手にだけ当てはまる一行が入っているかどうかが読み手に効いているという傾向は読み取れます。

末文と後付け

用件を書き終えたところで、今度はどう締めくくればよいのかで手が止まります。 本題が済んだ以上もう書くことは残っていないように思えますが、そこで筆を置くと、話の途中で電話を切ったような読後感になります。

ここで迷うのは文面よりも並べる順と置く位置のほうで、 日付・署名・宛名という順序そのものは決まっている一方、縦書きと横書きとで紙の上のどこへ寄せるかが変わってきます。

日付を書いた日のままにしてしまうのも、案外よくある行き違いのもとになります。 書き上げてから投函するまでに二日三日空いてしまうと、受け取った方の手元には日付の古い手紙が届き、 郵便の途中で止まっていたのだろうかと余計な心配をさせることになります。

追伸をどうしても書きたくなるのは、たいてい本文を書き終えたあとで伝え忘れに気づいたときです。 親しい相手であれば添えてかまいませんが、改まった相手であれば、便箋を一枚差し替えて本文の中へ入れ直すほうが、 結果として短い時間で片が付きますし、読む側も一度で全体をつかめます。

省いてよい部分

形式をひととおり知ると、今度はすべてを守らなければならないような気がしてきて、 時候の挨拶を調べているうちに投函が一週間先に延びてしまうということが起こります。 形を整えることと、相手に早く届けることが引っ張り合う場面です。

判断の軸になるのは相手との距離と、その手紙がどれだけ急ぐかの二つで、 同じ省き方でも、親しい友人へ宛てるのか、勤め先の上役へ宛てるのかで受け取られ方がまるで変わってきます。

省くかどうかで迷ったときは、相手がその手紙をどこで読むのかを思い浮かべてみると見当がつきます。 勤め先の机の上で封を切って、そのまま上役へ回されるような手紙であれば、形式は整えておくほうが相手を助けます。

一方、寝る前に台所の椅子で読まれるような手紙であれば、前文を丸ごと省いても失礼にはなりません。 署名と日付の二つだけは、どちらの場面であっても残しておいてください。 あとから見返したときに、誰がいつ書いた手紙なのかが分からないと、取っておくこともできなくなります。

よくある質問

まとめ

• 手紙は前文・主文・末文・後付けの四つで組み立てます
• 時間をかけるのは主文だけにします
• 書き出せないときは主文から先に書きます
• 頭語と結語は対にして使います
• 用件は一通に一つまでにとどめます
• 目上の方への手紙では追伸を使いません
• お詫びの手紙は時候の挨拶を省きます
• 署名と日付はどの場面でも省きません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。形式を完璧に整えることより、伝わることと、相手を待たせないことのほうが大切です。改まった場面や仕事の場では、職場の慣行を優先してください。