受け取った名刺はどこに置く？打ち合わせ中・終了後の扱い方

打ち合わせ中の置き方

応接室で名刺交換を終えて席に着いた直後、手のひらに何枚かの名刺が残ったまま、 これをテーブルのどこへ置けばよいのかで手が止まります。 鞄へしまうには早すぎますし、目の前へ無造作に広げるのもためらわれますので、資料を開くまでの数秒がやけに長く感じられます。

置き場所が決まらないのは礼儀の問題というより、このあと自分がテーブルの上で何をするのかを決めていないためで、 ペンを持つ手と資料をめくる手がどちら側で動くかがはっきりすれば、名刺の居場所もそれに合わせて決まります。 右手で書く方であれば左側が空いたままになりますし、左利きの方であれば逆になります。

先方が三人並んで座っている打ち合わせでは、中央に部長、その左右に課長と担当の方という並びが そのまま手元の名刺の並びになりますので、視線を落とすだけで誰がどの位置にいるのかを確かめられます。 名前と役職を一度で覚えきれなくても、顔を上げて相手をじろじろ見ずに済みます。

困るのは、途中で相手が席を移ったり、あとから一人加わったりして、手元の並びと実際の席が食い違う場合です。 並べ直すのは資料を配り終えたあとの区切りでかまいませんし、 遅れて入ってきた方の名刺は列の端へ足しておけば、そのあとの呼びかけで迷わずに済みます。

上位者の名刺

複数の名刺を受け取ったとき、もっとも上の役職の方の一枚だけを名刺入れの上へ載せるという作法があり、 一度これを知ってしまうと、載せないまま打ち合わせを始めることが急に気になってきます。 とはいえ相手がその一枚を見ているのかどうかは、こちらからは確かめようがありません。

判断が分かれるのは丁寧さの度合いではなく、名刺を見ただけで上下がはっきり分かる場面かどうかという一点で、 役職が刷り分けられていれば迷いませんが、同じ肩書きが三枚続くこともあります。 分からないまま当てずっぽうで一枚だけ持ち上げるほうが、かえって落ち着きません。

実際に迷いやすいのは、先方が課長と主任と担当の方の三人で、名刺には役職が刷られているものの、 その場を実際に仕切っているのは担当の方だという場合です。 話を進める人と役職の上下が一致しないことは珍しくありませんので、どちらに合わせるべきかで手が止まります。

ここは名刺の表記に合わせておけば足りますし、名刺入れの上へ載せる一枚も刷られたとおりの順で決めてかまいません。 話の中心にいる方へは呼びかけと視線で応じればよいだけですので、 手元の並べ方をそこへ合わせて崩す必要はありません。

しまうタイミング

話がまとまって資料を閉じ始めると、目の前の名刺をいつ名刺入れへ戻せばよいのかが分からなくなり、 相手がまだ話している途中で手を伸ばしかけて止める、ということが起こります。 片づけにかかる気配は、こちらが思っているよりもはっきり伝わります。

早すぎても遅すぎても具合が悪いのは、しまう動作そのものが会話を終わらせる合図として読まれるためで、 相手が椅子を引く前に手をかけるか、引いたあとに手をかけるかで受け取られ方が変わります。 差は数秒しかありませんが、見ている側には順序として残ります。

受け取った名刺の余白へ日付や用件を書き込むこと自体は実務で広く行われていますが、 相手が目の前にいるうちにペンを走らせると、値踏みされているように見えてしまいます。 相手の名前が刷られた紙に何かを書き足す動作は、思っている以上に目につきます。

書くのは会社へ戻ってからか、相手が席を外して部屋に残ったあとにすれば足りますし、 その場で覚えておきたいことがあれば手帳の隅へ書いておけば済みます。 名刺そのものへ書き込むかどうかは、あとから落ち着いて決めてかまいません。

持ち帰った後の管理

会社へ戻って鞄から名刺を出したところで、そのまま机の引き出しへ入れてしまいますと、 次に取り出したときには顔も用件も思い出せなくなっています。 一週間も置けば、同じ日に会った三人の区別すらつかなくなります。

分かれ目は枚数でも整理の細かさでもなく、その日のうちに一行だけ足しておくかどうかという点で、 後回しにした分だけ記憶の側が先に薄れていきます。 時間をかけて分類し直すより、帰社した日に済ませてしまうほうが結局は早く終わります。

私物のスマートフォンで撮影して取り込むのを控えるのは、写した画像が個人の端末に残り続け、 会社の側からその所在をたどれなくなるためです。 便利さの割に、あとから削除したかどうかを確かめる手立てがありません。

名刺管理アプリを使うのであれば会社が契約して認めているものに限るのが確実で、 個人で入れたアプリへ取り込みますと、社外のサービスへ他社の方の連絡先を預けたことになります。 同僚が使っているからという理由で入れる前に、社内の扱いを一度確かめておいてください。

個人情報としての扱い

名刺は仕事の道具として毎日触っているうちに、ただの紙の束のように見えてきますが、 氏名と所属と連絡先が刷られている以上、個人情報保護法上の個人情報にあたります。 机の上に積み上がっている一枚一枚が、そのまま同じ扱いを受けます。

会社として受け取っている以上、保管する場所と、使ってよい範囲と、捨てるときの手順が 社内で定められているはずで、その規程がどこにあるかを知っているかどうかで対応が変わってきます。 分からないまま自分の判断だけで動いてしまうところに、いちばんの危うさがあります。

見落としやすいのは机まわりを写した写真で、打ち合わせの様子や新しい執務室を紹介するつもりで撮った一枚に、 テーブルへ並べた名刺がそのまま写り込みます。 画面の中では文字が小さくても、拡大すれば会社名と氏名は読み取れてしまいます。

投稿する前に写り込みを確かめるか、名刺を伏せてから撮るようにしておけば、それだけで防げます。 紛失に気づいたときも同じで、自分で探し回るより先に会社へ伝えておくほうが、 先方への連絡や再発を防ぐ手立てまで含めて早く動けます。

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よくある質問

まとめ

• 打ち合わせ中は自分の左側のテーブルへ置きます
• 名刺は相手が座っている席の順に並べます
• 最上位の方の一枚は名刺入れの上へ載せます
• 上下が分からないときは並べるだけで済ませます
• しまうのは打ち合わせが終わってからにします
• 相手の目の前では名刺に書き込みません
• 持ち帰った名刺はその日のうちに整理します
• 名刺は個人情報として細断してから捨てます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。とくに勤怠の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。入社後は自社のルールを確認してください。