名刺を忘れたらどうする？名刺切れの場合の伝え方と対応

その場での伝え方

応接室に通されて相手が名刺入れを開いた瞬間に、 上着の内ポケットが空だと気づくことがあります。 手を止めるわけにもいかず、頭の中で言い訳を組み立てているあいだに、 相手の名刺だけが先に差し出されているという場面です。

その場で決めるべきなのは何を先に言うかの順番だけで、 詫びてから名乗り、後日の対応まで一息で伝えてしまえば、 相手が受け取る印象は名刺を出したときとほとんど変わりません。

迷いやすいのは、こちらが出せないのに相手の名刺を受け取ってよいのかという点です。 遠慮して手を引くほうがかえって不自然に見えますので、 両手できちんと受け取り、 後日こちらから送るという形にしてください。

そもそも名刺を切らすという場面自体、特別に珍しいものでもなく、 Sansan株式会社が2023年8月29日から31日にかけて、 名刺交換の経験があるビジネスパーソン1,000名へ尋ねたオンライン調査では、 紙の名刺でのトラブルとして「商談時に名刺を切らした」が23.4%、 「商談時に名刺入れを忘れた」が16.1%挙がっています。

4人に1人ほどが同じ場面を通っているということですから、 相手にとっても初めて見る状況ではありません。 同じ調査では現在使っている名刺が「紙の名刺」と答えた方が79%を占めており、 紙をやり取りする前提そのものは、まだ当分残ることになります。

「切らして」の使い分け

口を開く直前になって、何と言えばよいのかで一瞬止まることがあります。 本当に在庫が尽きていたのか、机の引き出しに入れたまま出てきたのかで、 使ってよい言い方が違うのではないかと気になるためです。

結論から言えば、どの場合であっても「切らしております」で構いません。 慣用表現として定着していますので、 実際に忘れたのか在庫が無かったのかを、こちらから区別して申告する必要はありません。

予定になかった会議に急に呼ばれて同席した場合は、 「本日は持ち合わせがなく」という言い方が実際に合っています。 席に着いた経緯まで説明しなくても、 その一言で、用意していなかった事情は相手に伝わります。

気をつけておきたいのは、同じ相手に二度目が起きてしまった場合で、 一度なら誰にでもありますが、二度続くと印象が変わりますので、 名刺入れの残り枚数を週に一度だけ数えておき、 訪問前の確認を持ち物リストに入れておくと繰り返しません。

その場でできること

名乗り終えたあとも、打ち合わせそのものはそのまま続いていきます。 こちらの連絡先が相手の手元に何も残っていない状態で話が進みますので、 別れたあとで先方が連絡を取ろうとしたときに、 探す手がかりが無いという状態になります。

補う方法はいくつかありますが、判断の軸は 相手の手元に文字として残るかどうかです。 口頭で名乗るだけでは記憶に頼ることになりますので、 何らかの形で書かれたものを渡すか、送るところまでを一続きで考えます。

同行者がいるのであれば、その方の名刺で補ってもらう形がいちばん自然です。 上司が自分の名刺を差し出しながら 「同じ部署の〇〇です」と紹介してくれれば、 少なくとも部署の代表番号は相手の手元に残ります。

メモを書いて渡すのは略式ですので、使えるかどうかは相手との間柄によります。 すでに何度か会っている担当者であれば差し支えありませんが、 初対面の役員が同席している場では、 その場でメールを送るほうが収まりがよくなります。

後日の送り方

会社に戻ってからは、渡せなかった名刺をどう届けるかという宿題が残ります。 郵送するのが基本ですが、来週また同じ相手と会う予定が入っている場合など、 わざわざ送るべきかどうかで判断がつかないこともあります。

分かれ目は次に会う予定が近いかどうかで、 近く顔を合わせる相手であれば、そのときに手渡せば足りますし、 しばらく予定が無いのであれば、翌営業日までに郵送しておきます。

郵送するときは、名刺だけを封筒に入れてそのまま出さないでください。 小さな紙が一枚だけ届くと、受け取った側は何の用件か分からないまま 封筒を裏返すことになりますので、添え状を一枚入れて用件が分かる形にします。

封筒は会社のものを使っておくと、開ける前の時点で差出人が分かります。 個人名だけの白封筒だと社内の誰宛か判別しにくく、 受付や総務で止まってしまうことがありますので、 社名の入った封筒に部署名まで書いておくのが確実です。

添え状の文例

添え状を書く段になると、今度は詫びの分量のところで手が止まります。 失礼をしたという意識から長くなりがちですが、 読む側にとっては、詫びが長いほど返信に気を遣うことになります。

軸になるのは詫びは一文にとどめることで、 残りは通常のお礼と今後のお願いにあてれば、 名刺を同封したという用件がそのまま伝わります。

メールで送る場合に、いちばん効いてくるのは本文よりも件名の付け方で、 「先日のお礼と名刺の件」のように用件を入れておけば、 受信箱を上から見ている相手が、開かなくても内容をつかめますし、 あとから検索して見つけ直すこともできます。

署名欄だけは省略せず、書ける項目を全部並べておいてください。 名刺の代わりに相手の手元へ残るのがその数行ですので、 会社名・部署・氏名・電話番号・メールアドレスまで並べておけば、 相手はそのまま連絡先として保存できます。

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よくある質問

まとめ

• 正直に詫びて、口頭で名乗ります
• 会社名・部署・氏名をゆっくり、はっきり伝えます
• 相手の名刺は両手で受け取ります
• 「切らしております」で差し支えありません
• 相手の名刺があればその日のうちにメールを送ります
• 翌営業日までに郵送します
• 添え状の詫びは一文にとどめます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。とくに勤怠の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。入社後は自社のルールを確認してください。