名刺交換のマナー｜渡し方・受け取り方・順番を分かりやすく解説

どちらから先に出すか

名刺を出す順番でつまずくのは、応接室に通されてまだ席に着く前の、 鞄を置くか置かないかという数秒のあいだで、 相手が並んで立っている前では、どちらが先かを落ち着いて考えている時間がありません。

順番そのものは訪問した側・売る側・目下の側が先という形で決まっているのですが、 判断が分かれるのはそこではありません。 紹介者を介して引き合わされた場や、双方が別の会社の会議室に集まった場のように、 どちらが訪ねた側なのかがはっきりしない場面で迷いが出ます。

実際に多いのは、こちらが二人で訪ね、相手も課長と担当者の二人で出てきたという場面です。 四人が立ったまま向かい合うと、誰と誰から始めるのかが決まらないまま、 名刺入れだけが手の中で温まっていきます。

こういうときは上役同士が向かい合っている組から始めれば、 あとは残った二人が自然に対になりますので、 こちらの上司が動くのを半歩下がって待ち、終わったところで前に出れば順番は崩れません。 相手が先に差し出してきたとしても、受け取りながら自分の名刺を出せば流れは止まりません。

渡し方の手順

渡す動作そのものはひと呼吸ほどで終わるものですが、 名刺入れを開くところから会釈までを一続きで行おうとすると、 どこで名乗るのか、どの高さで差し出すのかで手が止まりがちです。

とくに引っかかるのが名刺の向きと高さで、 自分から読める向きのまま出してしまう人は少なくありませんし、 相手が役職の高い方だと、どこまで低く構えればよいのかが分からなくなります。

机を挟んだまま名刺を差し出してしまう場面は応接室でも会議室でもよく起こりますが、 相手はそのたびに身を乗り出して手を伸ばすことになります。 幅の広いテーブルが据えられた部屋だと、腰を浮かせなければ届きません。

名刺交換は立って、机を挟まずに行うものですので、 席を勧められていても交換が済むまでは座らずにおくほうが落ち着いて進みます。 ソファの前に低い机が据えられた応接室であれば、 その机の端をまわって相手の正面に立つだけで、互いに腕を伸ばさずに済みます。

同時交換のやり方

片方が先に出し、それを受け取ってからもう片方が出すという教科書どおりの運びになることはまれで、 実際の場面では互いに同時に差し出すことがほとんどです。

そこで詰まるのが手の数で、 両手で差し出しながら相手の名刺も両手で受けようとすると手が足りませんし、 名刺入れをどちらの手に持っているかによって、その後の動きがまるごと変わってきます。

困るのは相手のほうが先に名刺を出し終えていて、 こちらだけがまだ名刺入れを開いているという場面で、 右手はふさがったまま、左手の名刺入れの上には相手の名刺が載った状態になります。

そのときは受け取った名刺を名刺入れの上に載せたまま、 下から自分の名刺を抜いて差し出せば、持ち替える動きを挟まずに済みます。 名刺入れの中に自分の分を数枚入れておき、 抜きやすい向きに揃えておくだけで、この持ち替えはずいぶん楽になります。

受け取り方

受け取る側の動作は差し出す側ほど意識されないものですが、 名刺をどう扱ったかは相手からよく見えていますし、 打ち合わせが終わるまで机の上に残るぶん、その扱いは印象に長く残ります。

迷いやすいのは受け取ったあとで、 その場でしまってよいのか、机に置いておくのか、 読めない字が入った名前をどう扱うのかといったところで手が止まります。

その場で読み方を尋ねるのをためらう人は多いのですが、 後の席で読み違えたまま呼び続けるほうがよほど気まずく、 しかも途中で言い直すきっかけがつかめないまま打ち合わせが終わってしまいます。

「失礼ですが、何とお読みするのでしょうか」と受け取ったその場で聞いてしまえば、 相手も読み方を尋ねられることには慣れていますから、たいていは名刺を指しながら教えてくれます。 聞いた読み方は次に会うときのために名刺の隅へ書き留めておくと助かりますが、 書くのは相手の前を離れてからにします。

受け取った名刺の置き方を見る

避けたい扱い方

名刺そのものの出来より扱い方のほうが印象を決めますし、 しかも避けたい形の多くは、悪気なく、 急いでいるときや荷物が多いときにそのまま出てしまいます。

背景にあるのは名刺を相手の分身として扱うという考え方で、 名刺を折る、汚す、乱暴に置くといった動作が、 そのまま相手そのものへの態度として受け取られます。

案外よく見られているのが名刺入れそのものの状態で、 角がすり切れた革や、名刺以外のものが詰め込まれてふくらんだ入れ物は、 蓋を開いたその瞬間に相手の目に入ります。

中に入れておくのは名刺だけにしておき、 ポイントカードや折りたたんだ領収書を一緒にしまわないでおくだけで、 開いたときの見え方はずいぶん変わります。 訪問の前に一度開いて折れた名刺が混じっていないかを確かめておけば、その場で慌てることもありません。

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よくある質問

まとめ

• 訪問した側・目下の側から先に差し出します
• 迷ったときは自分から先に出します
• 両手で持ち、胸の高さに構えて差し出します
• 相手から読める向きに回してから渡します
• 同時交換では名刺入れを受け皿にします
• 読めない名前はその場で尋ねます
• 受け取った名刺はすぐにしまいません
• 名刺入れは使った日の帰りに補充しておきます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。とくに勤怠の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。入社後は自社のルールを確認してください。