取引先を訪問するときのマナー｜何分前・受付・挨拶・退室まで解説

訪問前の準備

訪問がうまく運ぶかどうかは、実のところ前の日までにどれだけ手を動かしておいたかで決まってしまう部分が大きく、当日の朝になってから資料を刷り直すようでは間に合いません。 相手の氏名の読み方や役職、建物のどの入口から入るのかといったところは、駅を降りてから調べ直せるものではありません。

準備の量で差が出るのは、すべてが予定どおりに運んだときではなく、乗り換えの駅で足止めされた、入口が二つあってどちらから入るのか分からない、といった予定の外れた場面のほうです。 そこで手元に何が残っているかによって、そこから先の動き方が変わってきますし、慌てた様子はそのまま相手にも伝わります。

同行者のいる訪問では、誰が最初に切り出して誰が資料の説明をするのかを決めないまま部屋に入ってしまうことがあり、そうなると相手の前で二人が同時に口を開いたり、逆にどちらも黙り込んだりします。 駅の改札の前で数分だけ打ち合わせておくだけで、この気まずさは起きません。

身だしなみのほうで見落とされやすいのが靴で、鞄や上着に気を配っていても、応接室で向かい合って腰を下ろせば足元は相手の視界にそのまま入ります。 前の晩のうちに一度磨いておけば当日の朝に慌てて拭くこともなくなりますし、雨の日に履き替える一足まで頭が回ります。

当日の流れ

受付を抜けて応接室に通されてから本題に入るまでのあいだには、細かな手順がいくつも挟まっていて、はじめて伺う会社ではどこで何をすればよいのかが分からなくなります。 とくに、部屋にひとりで残された数分のあいだにどう振る舞うかというところで、手が止まります。

流れそのものは相手の会社によって大きく変わるものではありませんが、順番を一つ取り違えると後から戻しにくくなるところが二か所あり、それが建物に入る前の上着と、応接室でどちら側に腰を下ろすかという二つになります。 どちらも、その場で気づいたときにはもう遅くなっています。

上着を脱ぐ時機も同じで、受付の前まで来てからコートを腕にかけようとすると、鞄を床に置いて袖を抜くところを、通りかかった社員の方に見られることになります。 風除室に入る前か、遅くともエントランスの手前で脱いでおけば、受付には手ぶらに近い形で立てます。

到着そのものは約束の5〜10分前に受付へ着く形が目安になりますが、これは個人のお宅を訪ねるときの考え方とはちょうど逆になっています。 会社には受付があって、相手は執務の途中でこちらへ出てくることになりますので、時間ちょうどに着くとかえって相手を走らせてしまいます。

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室内での振る舞い

応接室に通されてから相手が入ってくるまでの数分が、訪問のなかではいちばん手持ち無沙汰になります。 鞄をどこに置くのか、脱いだコートをどうするのか、目の前に出されたお茶に手をつけてよいのかが、その場になって一度に気になり始めます。

ここで判断が要るのは、応接室があくまで相手の場所であるためで、自社の会議室なら何も考えずにできることが、訪問先では一つずつ断りの要る行為に変わります。 荷物の置き場所も、資料を広げる向きも、そこで見え方が違ってきます。

待っているあいだにできることとして案外効くのが、資料を鞄から出して手元にそろえておくことで、相手が入ってきてから書類を探し始めると、その数十秒がそのまま相手の時間を削ることになります。 相手のほうから読める向きにそろえておけば、卓の向こうへそっと差し出すだけで済みます。

約束の時刻を過ぎても相手が現れないときは、まずそのまま黙って待つことになりますが、10分以上たっても動きがないようであれば、受付か、部屋まで通してくださった方に声をかけて構いません。 取り次ぎが伝わっていないという行き違いは実際に起こりますので、確かめること自体が失礼になることはありません。

退室のしかた

話がひととおり片付いたあと、どこで切り上げればよいのかを決めかねて、雑談だけが長引いてしまうことがあります。 相手が楽しそうに話しているとこちらから区切るのが申し訳なくなりますが、次の予定を抱えているのはたいてい相手のほうです。

ここで判断が分かれるのは、時間を区切る役目を相手に預けるのか、こちらから切り出すのかという一点で、訪問した側から「そろそろお時間ですので」と口に出すほうが、結果としては好ましく受け取られます。 話の続きが必要であれば、その場で次の機会を決めておけば足ります。

エレベーターまで見送っていただいたときに、扉が閉まりかけたところで急に姿勢を崩す方がいますが、扉が完全に閉じきるまでは相手からこちらの姿が見えています。 頭を下げたまま扉が閉じるのを待つほうが収まりがよく、そこにかかる時間はほんの数秒だけです。

外へ出るまでコートを腕にかけたままでいるのは寒い季節にはこたえますが、建物の中で袖を通してしまうと、見送ってくださっている方の前で身支度を始めることになります。 会社を出たあと、その日のうちに短くてよいのでお礼のメールを送っておけば、そこまでが一つの訪問として収まります。

手土産は必要か

個人のお宅を訪ねるときの感覚のまま、取引先にも菓子折りの一つは要るのだろうかと、前の晩に駅の売り場を眺めてしまうことがあります。 ところが会社を訪ねる場合には、持参することがそのまま礼儀になるとは限りません。

違いが出てくるのは受け取る側の立場のほうで、応対する担当者は個人としてではなく会社の一員として受け取ることになりますので、そこに社内の規程が関わってきます。 持っていくかどうかは、こちらの気持ちだけでは決められません。

出張の帰りにそのまま立ち寄るような場面では、土地の名の入った小さな菓子折りが一つあると話の糸口にもなりますが、それでも相手の会社が受け取れる決まりになっているかどうかが先に来ます。 前もって担当者に一言だけ尋ねておけば、玄関先で持ち帰ることにはなりません。

自社の側にも取引先への贈答について定めを置いている会社があり、経費として通らないというだけでなく、そもそも渡してはいけないと決めている場合もあります。 何年も世話になっている相手への節目の品であっても、まずは上長に一度確かめてから用意してください。

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よくある質問

まとめ

• 約束の5〜10分前に受付へ着きます
• 建物に入る前にコートを脱いでおきます
• 家庭訪問とは到着時刻の考え方が逆になります
• 応接室では入口に近い下座で待ちます
• 先方の連絡先を携帯に控えておきます
• 録音するときは必ず許可を得ます
• 時間はこちらから切り上げます
• 手土産は通常の打ち合わせでは要りません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。とくに勤怠の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。入社後は自社のルールを確認してください。