仕事に遅刻しそうなときはどうする？会社への連絡方法とタイミング

連絡のタイミング

目覚まし時計を止めた記憶がないまま目を開けて、枕元の画面に出ている時刻が始業の直前だったという朝は、誰にでも一度は訪れます。 着替えながら頭に浮かぶのは、走れば間に合うかどうかという計算のほうで、電話をかけるという判断はどうしても後回しになります。

ここで判断が分かれるのは、到着の見込みがはっきりするまで待つのか、まだ分からない段階で受話器を取るのかという一点で、 同じ遅刻でも職場での受け止め方が変わってきます。 ホームの発車標に「見合わせ」の文字が出ている朝も、迷いの形はまったく同じになります。

実際に多いのは、駅の改札を出たところで立ち止まって腕時計を見ながら、もう少し様子を見ようと考えているうちに始業時刻をまたいでしまう形です。 上司の側から見れば、始業の直後というのは朝礼で人数を数えたり、その日の来客を誰に割り振るかを決めたりしている時間帯にあたります。

電話をかける場所にも一つだけ気をつけたいところがあり、歩きながらや階段の途中、まして車を運転しながらかけるのは事故のもとになります。 数十秒だけ立ち止まってから番号を押すほうが結局は早く済みますし、 遅刻そのものより、けがのほうがはるかに大きな問題になってしまいます。

誰に、どうやって

連絡すると決めたあとに次に詰まるのが、誰の番号を押せばよいのかという点で、 直属の上司の携帯を登録しないまま何年も過ぎていたことに、この朝はじめて気づくということが起こります。 スマートフォンの連絡先を上から順にたどっているあいだにも、始業時刻のほうは近づいてきます。

分かれ目は手段のほうにもあり、朝の電話が鳴る部署の島に一本かけるのか、チャットに一行だけ書いて送信ボタンを押すのかで、 伝わったかどうかの確かさがまるで違ってきます。 送ったという事実と、相手がそれを読んだという事実は別のものです。

よくあるのは、上司の携帯へかけて留守番電話に切り替わったところで安心してしまい、そのまま電車に乗ってしまう形です。 留守番電話は相手が再生してはじめて連絡になりますので、上司も通勤の途中であれば、事務所に着くまで気づかないままになります。

そのときは部署の代表番号へかけ直して、早く出社している同僚に伝言を頼んでおけば、朝礼の場で人数の穴が埋まります。 あわせてメールかチャットにも同じ内容を残しておくと、誰が受けたのかがあとから分かりますし、 上司が席に着いた時点で本人の目でも確かめてもらえます。

伝える内容

電話がつながって上司の声が聞こえた瞬間に、何から話せばよいのかが頭から飛んでしまい、遅れた事情の説明から入ってしまうということが起こります。 ホームで足止めされている状況をひととおり話し終えたころには、肝心のことをまだ何も言っていないという状態になっています。

判断が分かれるのは、短い通話のあいだにどの順で並べるかというところで、 理由を先に置くか、到着の見込みを先に置くかで、受け取る側の動きやすさが変わります。 上司は電話を切った直後から、その朝の段取りを組み直しにかかることになります。

迷いやすいのが寝坊したときの理由で、電車が遅れたことにしておこうかという考えが一瞬よぎります。 ところが路線の遅れは乗換案内の画面ですぐ調べられますし、作り話を重ねると後日の何気ない会話で辻褄が合わなくなります。

「寝坊いたしました。申し訳ありません」と短く言って切り替えるほうが、結果としてはむしろ印象が良くなります。 長い言い訳を並べるより、到着の見込みと滞っている仕事を先に伝えておくほうが、電話を受けた側にとっては役に立ちます。

到着してから

事務所の扉を開けた瞬間に、全員がすでに自分の席で仕事を始めている空気に押されて、そのまま黙って椅子に座ってしまいたくなります。 ところが上司の側は、朝に受けた電話の続きがどうなったのかを、頭のどこかに残したまま午前の時間を過ごしています。

ここで迷うのはどこまで詫びるかという加減で、何度も頭を下げれば済むというものでもありませんし、 何も言わずに仕事へ入ってしまえば朝の連絡が宙に浮きます。 ひと言の置き方と、そのあとの動き出しの早さで受け取られ方が変わります。

見落としがちなのが手続きのほうで、連絡の手段も期限も届出の書式も、実際には会社ごとに就業規則で定められています。 本記事に並べた形はあくまで広く共通する目安にすぎず、遅刻の控除や届出の締切については自社の定めが優先します。

入社したら、就業規則のうち勤怠に関する項目にだけは目を通しておいてください。 分からないところを上司か人事に確かめておけば、実際に遅れた朝に手順を探す必要がなくなりますし、 届出の用紙をどこから出すのかで慌てることもありません。

交通機関の遅延

ホームの発車標に「見合わせ」と出て、車内アナウンスが同じ言葉を繰り返しはじめると、ホームには身動きの取れない人が並んだままになります。 自分の落ち度ではない遅れなので、会社にどう伝えたものかというところで手が止まります。

判断が分かれるのは、動き出す見込みが立たないうちに何と言うかという点と、 証明の紙をどこで受け取るかという点の二つです。 会社の側では、これを遅延として扱うのか遅刻として処理するのかが、あらかじめ決められています。

電車の遅れは自分の落ち度ではありませんが、会社の側では扱いがあらかじめ決まっており、遅刻として処理するのか、証明があれば別の扱いにするのかが分かれます。 その判断のために求められる書類があるという点だけは、頭に入れておいてください。

見込みがまったく立たないときに、根拠のない到着時刻を口にしてしまうと、その時刻を前提に朝の段取りが組まれてしまいます。 動き出す気配がないという事実をそのまま伝えておくほうが、上司はその日の予定を早い段階で組み替えられますし、 あとから何度も訂正の電話を入れずに済みます。

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よくある質問

まとめ

• 遅れると分かった時点ですぐ連絡します
• 連絡は始業時刻より前に済ませます
• 手段は電話を基本にします
• 「何分遅れるか」を先に伝えます
• 業務への影響もあわせて伝えます
• 寝坊のときは正直に伝えます
• 移動しながら電話をかけません
• 遅延証明書はウェブでも取得できます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。とくに勤怠の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。入社後は自社のルールを確認してください。