会議のマナー｜入室・席順・発言・退室までの基本を解説

入室と着席

会議室に入ってから腰を下ろすまでのわずかな時間にも順序があって、 空いている席にそのまま座ってしまうと、 あとから来た人のために移ることになったり、気づかないうちに上座を占めていたりします。 とくに来客のある会議では、どこに座るかがそのまま立場の表明として受け取られます。

判断の軸になるのは席次と、そのあとの動きやすさの二つで、 扉に近い席は下座であると同時に、 資料を配ったり扉を開けたりする役が回ってくる席でもあります。 席そのものより、資料や飲み物を配るときに誰が立つことになるのかを考えると、迷わずに決められます。

困るのは、席が決まっていない会議室に自分がいちばん乗りで着いてしまったときで、 どこに座っても間違えている気がして、扉のそばで立ったまま人を待つことになりがちです。 まわりに誰もいないぶん、あとから直せばよいと分かっていても落ち着かないものです。

このときは入口にいちばん近い席に資料だけ置いておけば十分で、 あとから上位の方が入ってきても席を譲る必要がありませんし、 主催者から「そちらではなくこちらへ」と言われたら、そのときに移れば済みます。

会議室の席次を図で見る

事前の準備

会議の出来は始まる前におおむね決まっていて、 その場で初めて資料を開く人と、前の晩に目を通しておいた人とでは、 同じ一時間を過ごしても持ち帰れるものがまるで違ってきます。 読んであれば、説明を聞きながら次の問いを考えるだけの余裕が生まれます。

差がはっきり出るのは資料を読んでいるかどうかで、 読んでいない人が一人でもいると、 その人のために説明をやり直す時間が会議のなかに生まれてしまいます。 その数分は参加者全員から少しずつ借りた時間なので、あとから取り返すことができません。

とはいえ会議の前に十分な時間が取れることばかりではなく、 前の打ち合わせが延びてそのまま次の会議室へ移る、といった日のほうが多いはずです。 移動しながら資料を開いて、目次だけ見て扉の前に着いてしまうこともあります。

読む時間が数分しかないときは、結論の頁と、自分の担当に関わる箇所だけを先に見ておけば形になり、 そこで浮かんだ疑問をひとつ書き留めておけば、 発言を求められたときに黙り込まずに済みます。 手元に問いがひとつあるだけで、話に入る糸口として使えます。

発言のしかた

発言したほうがよいと分かってはいても、 いつ口を開けばいいのか、どこまで話していいのかの見当がつかず、 結局最後まで黙ったまま終わってしまう会議は珍しくありません。 黙っていたこと自体を責められる場面は少ないぶん、そのまま癖になりやすいところがあります。

迷いの多くは話の長さの見当がつかないことから来ているので、 結論を先に置いて理由の数を宣言してしまえば、 聞く側にも自分にも、どこで話が終わるのかが分かります。 終わりの見えない話ほど、聞いている側は身構えてしまうものです。

話し方以外で気をつけたいのは、ほかの人が話しているあいだの振る舞いのほうで、 発言を途中で引き取ってしまう、手元で別の作業を進める、 机の上に置いた画面をのぞくといった動きは、思っているよりはっきり見えています。

初めて顔を合わせる人が多い会議では、話し始めに部署と名前を名乗っておくと、 その後のやりとりが通りやすくなりますし、 議題から外れる話や個別の相談は会議のあとに回すほうが、結局は早く片づきます。

議事録を取るとき

議事録を頼まれると、話を追いかけて書き取ることに気を取られてしまい、 議論の中身そのものが頭に入らないまま会議が終わってしまうことがあります。 あとで読み返しても、自分が何を書き取ったのか思い出せないことさえあります。

追いつかなくなる原因は全部を書こうとしていることにあって、 記録する項目をあらかじめ決めてしまえば、 手を動かす量は驚くほど減ります。 書く量が減れば、議論のほうへ耳を戻す余裕も出てきます。

議事録は早く配るほど値打ちがあって、 三日たってから届いたものは、受け取った側もすでに記憶があいまいになっており、 間違いがあっても指摘してもらえません。 配るのが遅れるほど、直してもらえる機会そのものが減っていきます。

きれいに整えてから送ろうとして遅れるくらいなら、 決定事項と担当だけを先に短く共有しておき、 細かい経緯はあとから追記するほうが、実際には役に立ちます。 先に届いていれば、担当になった人もその日のうちに動き出せます。

退室と後片づけ

終わった安心感でそのまま席を立ってしまいがちですが、 会議室は次に使う人が扉の外で待っている場所ですし、 残していったものが思わぬ形で外に出てしまうこともあります。 扉を閉めた時点で、その部屋は次に使う人のものになります。

気を配る先は部屋を元の状態に戻すことと、こちらの情報を置いていかないことの二つで、 このうち後者は、うっかりすると相手の会社にも迷惑がかかります。 前者は目に付きやすい一方で、後者は気づかないまま部屋の外へ出てしまいます。

片づけで見落とされやすいのが、机の上ではなく椅子の下や机の裏側で、 鞄の陰に置いた資料や、足元に立てかけた封筒はそのまま残りがちです。 立ち上がった姿勢からは、ちょうど死角に入ってしまう位置だからです。

自分の会社の会議室であれば、あとで気づいて取りに戻ることもできますが、 訪問先の会議室ではそうはいきませんから、 席を立つ前に一度だけ振り返って見渡す習慣にしておくと確実です。 振り返るという動作そのものが、忘れ物を思い出すきっかけになります。

よくある質問

まとめ

• 開始の5分前には入室しておきます
• 席は案内に従い、指示がなければ下座で待ちます
• 資料は会議の前に読んでおきます
• 発言は結論から始めて、1分でまとめます
• 反対するときは代案を添えます
• 議事録は誰が・いつまでに・何をを残します
• 最後に決定事項を読み上げて確かめます
• ホワイトボードを消してから退室します

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。