オンライン会議は何分前に入る？早すぎる入室は失礼？

入室の目安

招待の案内に書かれているのは開始の時刻だけですので、 何分前に入っておけばよいのかという判断は、そのつど自分で決めることになります。 対面の訪問であれば早めに着いておくのが安全ですが、画面の向こうでは事情がかなり違います。

ここで判断が分かれるのは丁寧さの度合いではなくその場が誰のものかという点で、 会議の部屋は開いた時点から共有の場になりますから、早く入れば相手の時間に立ち入りますし、 対面のときのように受付で待つという中間の場所が、そこにはありません。 主催する側だけは、始まる前に整えることがありますから早めに入る理由があります。

実際に迷いやすいのは、取引先との商談で早めに入っておくべきかという場面で、 対面のときと同じ感覚で10分前に入れば、先方が準備を進めている最中に居合わせます。 挨拶を交わしたあと、開始までの間を持たせる話題を探すことにもなります。

社外の相手であっても3分前を目安にしておけば早すぎることはありませんし、 通信に不安があるのであれば、その時間までに別の場で確かめておけば足ります。 早めに入ってしまったのであれば、映像と音声を切ったまま待つ形にしておくと収まります。

早すぎるとどうなるか

早めに入ること自体は悪いことではないものの、 会議の部屋がすでに開いていると、そのまま中へ入ることになるのが対面との違いです。 前の会議が延びていれば、その終わりの場面にそのまま居合わせることにもなります。

判断が分かれるのは礼儀の問題よりそこで交わされている話の性質で、 主催の側では、始まる前に資料の並びや進め方を打ち合わせていることがありますし、 社内の会議であれば、参加者どうしの雑談がそのまま続いていることもあります。 そのいずれについても、外の相手に聞かせる前提で話されているものではありません。

実際に起きやすいのは、前の会議が延びている部屋にそのまま入ってしまうという場面で、 画面には別の議題の資料が映ったままで、こちらの名前だけが参加者の一覧に増えます。 話している側は気づかないままに、社内の込み入った話を続けていることもあります。

そういうときはチャットに一行残してからいったん退室するのがいちばん収まりますし、 「時間になりましたら改めて入ります」と書いておけば、相手も落ち着いて切り上げられます。 入り直したあとで、先ほどの話に触れないでおくところまでが一連の動きになります。

待機室がある場合

会議によっては入室しても待機室に留め置かれることがあり、 主催の方が許可を出すまで、こちらからは何も見えず何も聞こえない状態が続きます。 待たされているのか気づかれていないのかも、その待機の画面からは分かりません。

判断が分かれるのは待つ時間の長さよりその仕組みを知っているかどうかという点で、 待機室があるのであれば、早めに入っても内輪の話に居合わせることはありませんし、 主催の側では、準備が整った時点でまとめて入室させることができます。 仕組みを知らないまま待たされると、接続できていないのではないかと不安になります。

よくあるのは、待機室に入ったまま10分以上通されないという場面で、 主催の方が別の会議に入っている場合には、こちらの入室の通知に気づいていません。 案内された時刻のほうを間違えたのではないかという心配まで出てきます。

5分ほど待って動きがないのであれば電話やチャットなど別の手段で確かめるのが早く、 会議の招待に書かれた連絡先へ一行送っておけば、たいていはそこで気づいてもらえます。 主催する側であれば、待機室の通知に気づける状態にしておくところまでが準備になります。

接続確認は別に

初めて使う会議の道具や、機器を替えた直後であれば、 音が出るかどうかを本番の部屋で試したくなることがあります。 ただし本番の部屋にすでに人が入っていれば、その方に付き合わせることになります。

判断が分かれるのは手際のよさより試す場所を分けているかという点で、 多くの会議の道具には自分だけで音声と映像を確かめられる機能がありますし、 同僚と二人で別の部屋を立てたうえで試すという方法もあります。 本番の部屋で試すのは、そのどちらも取れなかったときの最後の手段になります。

実際に困るのは、本番の部屋で音を試している最中に相手が入ってくるという場面で、 「聞こえますか」と繰り返している声を、そのまま相手に聞かせることになります。 機器の設定画面をそのまま共有していたということまで起こります。

本番の部屋で試すのであれば開始の15分以上前に済ませて、いったん退室しておくと収まりますし、 共有していた画面を元に戻したかどうかも、そのときに確かめておけます。 同僚に付き合ってもらえるのであれば、別の部屋を立てるほうが気兼ねなく試せます。

遅れそうなとき

前の予定が押していて開始の時刻に間に合わないと分かったとき、 移動中の対面のときと違って、遅れることを伝える手段がその場では限られます。 会議に入れば入ったで、話の途中で自分の名前だけが一覧へ増えることになります。

判断が分かれるのは遅れる長さよりどこへ伝えるかという点で、 会議の画面にまだ入れないうちは電話かチャットで伝えるほかありませんし、 入れる状態であれば、チャットへ一行書くほうが話を止めずに済みます。 入ってすぐに口頭で詫びを述べれば、進んでいた議題のほうがそこで止まります。

起きやすいのは、前の会議が延びて次の会議に入れないという場面で、 抜けるとも言えないまま話が続いてしまい、次の会議の開始時刻を過ぎていきます。 結局はどちらの場にも中途半端な形で関わることになってしまいます。

予定が続いている日は前の会議の冒頭で、抜ける時刻を先に伝えておくと動きやすくなりますし、 時間が来たところでチャットに一行残して退室すれば、それで角も立ちません。 次の会議の主催の方へも、その場から一行送っておきさえすれば待たせずに済みます。

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よくある質問

まとめ

• 参加する側は2〜3分前に入ります
• 主催する側は5分前に入ります
• 10分以上前は早すぎます
• 内輪の話に入ったら出て入り直します
• 待機室があれば早めでもかまいません
• 接続の確認は10分前までに済ませます
• 遅れたらチャットで一行伝えます

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。社内に定められた手順や文例がある場合は、そちらに従ってください。