商談・打ち合わせには何分前に到着する？早く着きすぎた場合の対応

何分前が目安か

乗り換えがうまくつながって、駅の改札を出たところで腕時計を見ると約束の二十五分前だった、ということがあります。 目の前にはもう先方のビルが見えていますし、外は日差しが強く、このまま入ってしまおうかという気持ちになります。

ここで判断が分かれるのは、建物に着いた時刻と受付に出る時刻を分けて考えているかどうかという一点です。 同じ二十五分前でも、ロビーの隅で待っているのと、受付の内線を取り上げてしまうのとでは、相手の側で動き出すものがまるで違ってきます。

時間ちょうどに受付へ着けば間に合うと考えている方が多いのですが、実際には受付から先にも道のりがあります。 入館証の発行を待ち、指定された階までエレベーターで上がり、廊下を歩いて応接室にたどり着くまで、大きなビルでは五分以上かかることがあります。

その分を見込んでいないと、約束の時刻に受付にいたにもかかわらず、席に着くころには数分過ぎているという形になります。 初めて訪ねる建物であれば、受付の場所そのものを探すところから始まりますので、地下から入って案内板の前で立ち止まる時間まで数えておいてください。

なぜ早すぎると困るのか

早く着くこと自体は悪いことではなく、遅れて相手を待たせるよりはずっと良い状態です。 それでも訪問の場面に限っては、早すぎる到着がこちらの意図とは逆に働くことがあり、こちらが静かに待っているつもりでも相手の側では状況が動き始めます。

その理由は、受付を通した時点でこちらの到着が相手に伝わるという一点に集まっています。 待つつもりだったかどうかはこちらの気持ちの中にしかありませんので、伝わるのは来客が着いたという事実だけです。

もっとも、早い到着そのものを咎める人ばかりではありません。 マイナビニュースが2016年10月17日から18日にかけて同社会員の男女605名へ行ったインターネット式の意識調査では、約束の時間より5分以上早く来ることをマナー違反だと思うと答えた人は23.5％で、思わないと答えた人が76.5％を占めていました。

ただしマナー違反だと答えた側の理由として最も多く挙がったのは、迎える側の準備がまだ整っていないという点で、次に多かったのが余計な気を使わせるという点でした。 回答が六百名ほどと少なく調査の年も古い本人申告の意識調査ではありますが、四人に一人は早い到着を負担と受け取っているのですから、受付を通す時刻だけは相手側に寄せておくほうが確実です。

早く着いてしまったら

余裕を持って家を出れば、予定より早く着いてしまうのはむしろ当たり前のことです。 問題になるのは着いてしまったあとで、十五分ほどの半端な時間をどこで過ごすかが決まらないまま、ビルの前の植え込みのあたりで立ち止まることになります。

判断が分かれるのは、建物の内側で待つか、外側で待つかという一点です。 外なら誰にも知られずに調整できますが、天候や気温の影響を受けますし、内側であれば涼しく座れる代わりに、受付との距離の取り方が難しくなります。

夏の暑い日や、傘をさして歩いてきた日は、外で十五分立ち続けるのがそもそも難しくなります。 そういう日は一階のロビーに入って、受付から離れた壁際の椅子に腰かけ、時刻が来てから立ち上がるという形にすれば、汗を引かせる時間も確保できます。

どうしても早く受付を通さざるを得ないときは、早く着いてしまいましてと先に伝えてください。 その一言があれば、受付の側もそのまま取り次ぐか少し待ってもらうかを判断できますし、相手も慌てて席を立たずに済みます。

オンライン会議の場合

画面越しの打ち合わせになると、移動の時間が消えるぶん、何分前に入室すればよいのかの見当がつかなくなります。 招待のリンクは十分前でも開けてしまいますし、開いた先にもう相手の顔が並んでいることもあれば、自分ひとりの画面が続くこともあります。

ここで押さえておきたいのは、接続の確認と、入室そのものとを分けて考えるという点です。 機材が動くかどうかを確かめる作業は会議室の場所を調べるのと同じ準備ですが、入室は受付に名前を告げるのと同じ意味を持ちます。

早く入りすぎたときにいちばん困るのが、相手側がまだ内輪の話を続けている場面に居合わせてしまうことです。 前の会議の続きや社内の相談が流れている中へ黙って接続すると、こちらの名前だけが一覧に増え、相手はどこから聞かれていたのかを気にすることになります。

入ったらすぐに名乗って、音が届いているかどうかを短く確かめてください。 黙ったまま接続を保っていると、相手はこちらが席を外しているのか聞いているのか分からないまま話を続けることになりますので、一言の挨拶がそのまま合図の代わりになります。

遅れそうなとき

電車が止まった、前の打ち合わせが延びた、道が渋滞したという理由で、間に合わないと分かる瞬間があります。 ホームの階段で立ち止まったまま、あと何分で着けるのかを計算しているうちに、連絡そのものが後回しになってしまいます。

ここで分かれるのは、正確な見込みが立ってから伝えるか、分かった時点で先に伝えるかという順番です。 正確さを待つほど連絡は遅くなりますし、相手はその間ずっと予定どおりだと思って準備を進めることになります。

連絡先として先に押さえておきたいのが、担当者の携帯番号です。 代表番号にかけると取り次ぎに時間がかかりますし、相手がすでに会議室で待っていれば自席の電話は鳴らないままになりますので、名刺を受け取った時点で携帯番号の有無を確かめておいてください。

到着したあとのお詫びは、席に着いたときの一度で切り上げてください。 話の区切りごとに謝り直すと、そのたびに相手は気にしていないと答えなければならなくなりますし、限られた時間がそのやりとりで削られていきます。

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よくある質問

まとめ

• 受付には5〜10分前に向かいます
• 建物には20〜30分前に着いていて構いません
• 受付を通した時点で相手には連絡が入ります
• 受付から先の移動時間まで見込んで動きます
• 早く着いた分は建物の外で調整します
• オンライン会議は2〜3分前に入室します
• 接続とカメラの確認は10分前までに済ませます
• 遅れた日でも終了時刻は延ばしません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。とくに勤怠の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。入社後は自社のルールを確認してください。