会社訪問の受付では何と言う？アポイントがある場合の伝え方

基本の型

受付のカウンターの前に立ち、相手が顔を上げてこちらを見た瞬間に、何から名乗ればよいのかが飛んでしまうことがあります。 頭の中では分かっているつもりでも、社名だけを言ったところで続きが出てこなくなり、そこから先が長くなります。

ここで詰まる原因は言葉づかいの難しさではなく、伝える中身のほうが決まっていないことにあり、逆に言えば入れるべき要素さえ並べておけば、その場で考える必要がなくなります。 受付の側が知りたいのは、社内の誰をどの部署から呼び出せばよいのかという一点だけで、それ以外の説明はこの場では要りません。

名乗る前に済ませておきたいのが身支度のほうで、コートを脱いで腕にかけ、名刺入れを取り出しやすい位置へ移し、スマートフォンは鞄の中へしまっておいてください。 受付の目の前で鞄の口を開けて名刺を探し始めると、それだけで相手を待たせることになります。

四つの要素は、ひと息で言い切れるくらいの短さにまとめておくと、本番でも詰まりません。 約束の日時が決まった時点で口に出す文をそのまま用意しておけば、当日どれだけ緊張していても、考えるより先に言葉のほうが出てきます。

有人受付の場合

受付に人が座っている会社であれば、やり取りそのものは短く済み、名乗ってから案内されるまでに一分もかかりません。 ところが慣れないうちは、その一分のあいだに何をどの順で出せばよいのかというところで、手が止まってしまいます。

詰まりやすいのは名刺を出す時機と、記帳を求められたときの二か所で、どちらも先方から求められてから動けば足ります。 先回りして名刺を差し出してしまうと、記帳や入館証の支度を進めている受付の側の手順を、かえって一度止めてしまうことになります。

記帳の用紙には、社名と氏名のほかに、訪問先の部署名や入館の時刻まで書き込む欄が並んでいることがあります。 相手の部署名を正しく書ける状態にしておけばそこで手が止まりませんので、前の日に確認しておいた内容が、この場面でもそのまま効いてきます。

会釈は言葉を出す前に一度だけで足りますので、そこで深く長い礼を重ねたり、名乗るたびに頭を下げ直したりする必要はありません。 受付の方はその日のうちに何人もの来客を迎えることになりますので、礼の深さよりも、名乗って用件が伝わるまでの流れが淀まないことのほうが、結果として気持ちよく通じます。

内線電話の場合

受付に人がおらず、カウンターの上に内線電話と部署の一覧だけが置かれている会社も増えており、そこで初めて無人だと気づくこともあります。 相手が目の前にいないぶん、受話器を取る前に何を言うのかを整えておかないと、繋がってから慌てることになります。

困るのは繋がらなかったときのほうで、一覧に相手の部署が見当たらない、呼び出しても誰も出ない、といった状態のまま受付に立ち尽くすことになります。 ここをどう抜けられるかは、その場での機転よりも、訪問の約束をした時点でほとんど決まっています。

呼び出しても誰も出ないときは、まず先方の携帯へかけ、それでも繋がらなければ代表番号へかけ直すという順で動くことになりますので、携帯番号のほうも前もって控えておいてください。 番号が手元にあるかどうかというだけのことで、無人の受付に立ち往生したまま過ごす時間が変わってきます。

担当者が席を外していると分かったときは「いつ頃お戻りでしょうか」と尋ねておけば、待つのか出直すのかをその場で決められます。 内線に別の方が出た場合も伝える中身は変わりませんので、同じ四つの要素をそのまま繰り返せば取り次いでいただけますし、聞き取りにくいときは「恐れ入ります、もう一度お願いできますか」と返しておくほうが、聞き違えたまま進むより早く片付きます。

アポイントがないとき

近くまで来たので顔だけ出しておこうと、約束をしないまま取引先のビルに入ってしまうことがあります。 受付の前まで来てから、はたして取り次いでいただけるものかどうかというところで、足が止まります。

ここでの前提になるのは、会えないほうが普通だという一点で、相手は執務の途中にいてその時間には別の予定が入っているのが通常ですので、取り次いでいただけたとすればそれは運がよかっただけということになります。 はじめからそのつもりで声をかけているかどうかによって、断られたあとの引き際までが変わってきます。

言い方でひとつだけ効いてくるのが「ご在席でしたら」という条件の付け方で、これが入っていると、相手が席にいないというだけで受付の方が断れるようになります。 条件を付けずに取り次ぎだけを頼んでしまうと、断る理由のほうをこちらに向けて探させることになります。

近くまで来たついでであれば「近くまで参りましたので、ご挨拶だけと思い伺いました」と先に添えておくと、こちらに急ぎの用件が積み上がっているわけではないことが伝わります。 会えなかったときも「承知いたしました。改めてご連絡いたします」と引いておけば、次に約束を取り付けるときに気まずさが残りません。

待っている間

取り次ぎが済んで担当者が下りてくるまでの数分は、受付のロビーで何をするでもなく過ごすことになります。 ソファが並んでいると腰を下ろしたくなりますし、手持ち無沙汰になってくると、つい上着のポケットから携帯電話へ手が伸びます。

ここで判断が分かれるのは、この数分を自分ひとりの時間として過ごすのか、すでに訪問の一部が始まっている時間として過ごすのかという一点になります。 受付の周りは社内でもとくに人のよく通る場所になっていますので、そこには取り次ぎを頼んだ担当者以外の目もあると考えておいてください。

椅子を勧められたときには遠慮せずに腰を下ろして構いませんが、そのときも背もたれには深く預けず、鞄は足元の床へ置いておきます。 担当者が姿を見せたらすぐに立ち上がって挨拶できる姿勢のままでいれば、迎えに来た側も声をかけやすくなります。

コートは畳んで腕にかけたままにしておき、ロビーのソファの背に掛けたり、隣の席へ置いたりはしません。 案内されて歩き出すときに掛けたものを取り忘れることがありますし、腕にかけてさえいれば、そのまま「失礼します」と述べて後に続けます。

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よくある質問

まとめ

• 会社名・名前・時刻・相手の四つを伝えます
• 部署名まで添えると、確実に伝わります
• 受付の前に身支度を済ませておきます
• 入館証は見える位置に着けます
• 先方の携帯番号を控えておきます
• 約束がないときは会えない前提で伺います
• 断られたら、そのまま引き上げます
• 待つあいだはスマートフォンを見ません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。とくに勤怠の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。入社後は自社のルールを確認してください。