退職するときのマナー｜伝える時期・挨拶・最終出社日までの基本

退職までの流れ

転職先が決まっていても、退職を切り出す前の段階では何から手を付ければよいのかが見えず、 上司の予定表を眺めたまま数日が過ぎてしまいます。 辞めると決めた日から最終出社日までに何が起こるのかを、一度も通して見たことがないというのがその理由です。

順序を組み立てるときの起点になるのは気持ちの整理ではなく、いつ切り出すかで残りの予定がすべて決まるという点で、 伝える日が遅れれば引き継ぎに割ける時間もそのぶん短くなります。 有給休暇の残りをどう扱うかも、切り出す日が決まらないことには上司へ相談のしようがなく、宙に浮いたままになります。

ここで押さえておきたいのは、退職というものが会社から許可をもらって初めて成り立つ手続きではない、という点です。 期間の定めのない雇用契約では労働者からいつでも解約を申し入れることができ、 申入れから2週間で契約が終了すると民法627条に定められていますので、 会社が認めないと言ったとしても、それで退職できなくなるわけではありません。

とはいえ実務では、就業規則の定めに沿って一か月前や三か月前に申し出るほうが話は穏やかに進みますし、 引き継ぎに使える時間もそのぶん確保できます。 法律上の期限を持ち出すのは、退職そのものを拒まれて話が動かなくなったときの備えとして、 頭の隅に置いておけば足ります。

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伝える順番

退職を決めてから最初にぶつかるのは、同じ部署で毎日顔を合わせている同僚にいつ話すかという問題で、 黙っていることが後ろめたく感じられて口が滑りそうになります。 休憩室で二人きりになった場面や、帰りの電車が一緒になった夜ほどその気持ちは強くなり、つい先に打ち明けてしまいそうになります。

ここで順序を間違えると取り返しがつきにくいのは、退職の話が本人の口を離れたあとは 伝わる速さをこちらで抑えられないためで、廊下での立ち話一つが翌日には部署全体へ広がります。 誰から誰へ、どの順で伝えるのかを先に決めておかないと、こちらが話した覚えのない相手から先に話が回ってくることになります。

取引先への挨拶を上司の許可が出るまで待つのは、会社によって伝える時期も文面も決められていることがあるためで、 こちらの判断だけで連絡すると社内の段取りと食い違います。 後任が決まらないうちに退職だけを伝えますと、先方はこのあと誰が窓口になるのかが分からないまま、進行中の案件を抱えることになります。

いつ、どういう形で伝えるかを上司と決めてから動けば、後任の紹介まで一度の訪問で済みますし、 先方にとっても引き継ぎの相手が同時に分かります。 担当を外れる挨拶と後任の紹介を別々に伝えますと、先方には同じ話を二度聞かせることになりますし、訪問の手間も二度に増えます。

引き継ぎ

引き継ぎで手が止まるのは、自分が何をやってきたのかを言葉にした経験がないためで、 毎日こなしている作業ほど手順として書き出しにくくなります。 担当表に載っていない細かな確認や月末だけの連絡ほど、いざ思い出そうとしてもその場では出てこず、書き漏らしたまま残ります。

難しいのは、渡せるものと渡しきれないものがはっきり分かれる点で、 手順や書類は形にできても、この取引先はこの言い方を嫌うといった経緯や判断の理由は文書に残っていません。 どこまでを紙に落として残し、どこからを口で伝えて補うのかを、後任と顔を合わせる前に決めておかないと、資料も説明も中途半端に終わります。

実際に効いてくるのは、最終出社日の一週間ほど前に後任が一人で作業してみる時間を作れるかどうかで、 手順書どおりに動いてもらいますと、抜けている工程がその場で見つかります。 書いた本人にとっては当たり前すぎて省いてしまった手順や、口で補うつもりでいた注意点が、必ず一つ二つは出てきます。

見つかった抜けをその場で書き足しておけば、資料は自分がいなくなったあとも後任だけで使える形になりますし、退職後に電話で尋ねられることも減ります。 最終日の直前にまとめて説明しようとしますと、後任は聞くだけで手を動かす時間が取れませんし、 こちらも返却や私物の整理と重なって落ち着いて話せません。

避けたいこと

辞めると決まったあとの数週間は気持ちが緩みやすく、これまで飲み込んできた不満が口をついて出そうになります。 もう関係がなくなるのだからという感覚が働きますので、ふだんなら口にしない一言をそのまま言ってしまうことになります。

ここで線を引くときの目安は、自分がどう思われるかではなく、残る方の側に何が残るかという点で、 口にした不満は自分が去ったあとも部署の空気として居座り続けます。 持ち出した資料についても同じことで、いつ誰が何を取り出したのかという記録は、こちらの手を離れた場所に残り続けます。

持ち出しでとくに問題になりやすいのは顧客名簿や設計資料、営業資料といったもので、 自分が作ったものだからという言い分は理由になりません。 業務のなかで作成したものは会社に帰属するのが原則ですので、私物を詰めた段ボールへ紛れ込ませないでください。

持ち出したことが後から分かりますと、不正競争防止法上の問題として扱われることもありますし、 転職先にまで迷惑が及びます。 最終出社日までに私物と会社のデータをはっきり分け、個人の端末やクラウドへ入れたものがあれば、 消したうえで離れてください。

場面ごとの迷いどころ

退職で迷う場面は一続きにつながって見えますが、実際には切り出す前と後、最終出社日の前後というように、時期ごとに別々の問題として現れます。 いつ伝えるかで何日も悩んでいた方が、伝え終えた翌週には職場へお菓子を配るかどうかで 同じように悩んでいる、ということが起こります。

一度に全部を決めようとすると手が止まりますので、いま自分がどの段階にいるのかを先に見きわめて、 そこだけを片づけるほうが早く進みます。 切り出す前の準備と、引き継ぎを進めている最中と、最終出社日の当日とでは、考えるべきことがそれぞれまったく違ってきます。

最終出社日に何をするのかを二週間ほど前に一度見ておきますと、当日になって慌てる場面がかなり減り、挨拶に使える時間も残せます。 貸与された端末や入館証、名刺の残りといった返却物は前日までにまとめておけますし、 私物も一度に持ち帰ろうとせず、何回かに分けて運ぶほうが確実です。

挨拶に回る時間も、最終日の午後だけに詰め込みますと相手が席を外していることがありますので、 前の週から少しずつ済ませておくほうが行き違いになりません。 世話になった方ほど、人の出入りが多い当日ではなく落ち着いた場面で顔を見て伝えられますので、こちらも言い残しがありません。

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よくある質問

まとめ

• 退職は就業規則で定められた期日までに申し出ます
• 話は必ず直属の上司から切り出します
• 退職は会社の許可を得るものではありません
• 民法627条は申入れから2週間で終了すると定めています
• 取引先へは上司の許可を得てから伝えます
• 引き継ぎを整えることがいちばんの礼儀になります
• 理由は一身上の都合と伝えれば足ります
• 資料やデータは持ち出しません

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・業界によって慣行は大きく異なります。退職・休業の手続きは就業規則で定められており、そちらが優先します。また産前産後休業・育児休業は法律で保障された制度であり、取得にあたって作法上の遠慮は必要ありません。