忘年会の幹事を任されたら｜段取り・会費・当日の進行

いつから動き始めるか

幹事を頼まれた直後は、まず何から手をつければよいのかが分からず、 店を探し始めるべきなのか、先に日程を聞いて回るべきなのかで迷ううちに、 十二月が近づいて希望の店が埋まってしまうことがあります。

十二月の飲食店は一年でもっとも予約が集中する時期にあたり、 人気のある店ほど早い段階で週末が押さえられていきますから、 動き出す時期そのものが、当日の満足度をかなりの部分まで決めてしまいます。

日程調整と店探しを順番にやろうとすると、 日が決まったころには候補の店が埋まっているという行き違いが起きますので、 候補日を出しながら、同時に店の空きを問い合わせておくほうが早く収まります。 仮予約を受け付けている店であれば、二日ぶん押さえておく手もあります。

前年に幹事を務めた方がいるのであれば、 動き始める前に一度話を聞いておくと、 会費の額や進行の形が例年どおりかどうかが分かりますし、 避けたほうがよい店や、毎年挨拶を頼んでいる方の名前まで引き継げます。

日程と人数を決める

候補日を出して出欠を聞き始めると、返事が返ってこない人が必ず何人か出てきて、 その数人の予定が分からないまま店に人数を伝えてよいものかどうかで、 決めきれない時間が何日も続きます。

人数が決まらない原因のほとんどは返事の期限を切っていないことにあり、 いつまでに答えればよいのかが示されていない案内は、 受け取った側が後回しにしても差し支えないものとして扱われてしまいます。

出欠の集め方は、返事が一覧で見える形にしておくと後の集計が楽になり、 社内で使っている表計算のファイルでも、日程調整のサービスでも構いませんが、 一人ずつ口頭で聞いて回るやり方だけは、人数が増えると必ず抜けが出ます。 誰から返事をもらっていないかが、自分でも分からなくなるためです。

期限を過ぎても返事のない方には、まとめて催促を流すより 個別に一度だけ声をかけるほうが返ってきやすく、 それでも返事がない場合は欠席として数えたうえで、その旨を伝えておきます。 あとから参加したいと言われた場合に、席を足せるかどうかは店に確かめます。

店を選ぶときの条件

店を探し始めると候補が多すぎて絞れず、 料理の写真や評価の点数を見比べているうちに時間だけが過ぎて、 結局どの店なら失敗しないのかが分からないまま日が過ぎてしまいます。

忘年会の店選びで効いてくるのは料理の質そのものよりも 参加者全員が同じように過ごせるかどうかのほうで、 席の形や店までの距離といった条件を先に決めてしまうと、候補は一気に絞れます。

予約を入れるときには、店に人数と時間だけでなく 宴会であること、挨拶の時間を取ることまで伝えておくと、 料理を出す間合いを調整してもらえますし、 マイクが必要な場合も、そのときに合わせて頼めます。

キャンセル料が発生する日も、予約の時点でかならず確かめておきます。 前日からの店もあれば、三日前や一週間前から料金がかかる店もあり、 大人数の宴会ほど早い日から発生しますので、 その日が分かれば、参加者への最終確認をいつ流せばよいのかも決まります。

会費をいくらにして、どう集めるか

会費をいくらに設定するかは幹事がいちばん悩む部分で、 安くすれば料理が寂しくなり、高くすれば参加しにくくなりますし、 集めた額が足りなければ差額を自分で埋めることになります。

判断の軸になるのは店の一人あたりの料金に、いくら上乗せするかで、 飲み物を追加で頼む方が出ることや、当日欠席が出ることを見込んで いくらか余裕を持たせておくと、精算のときに慌てずに済みます。

役職の高い方に多めに出してもらう形は職場の飲み会で広く取られていますが、 いくら上乗せするかは幹事が一人で決めるものではありませんので、 前年どうしていたかを確かめたうえで、 同じ形を踏襲するのがもっとも波風が立ちません。

当日になって欠席の連絡が入った場合、料理はすでに人数ぶん用意されていますから、 会費は受け取るものとして案内の時点で書いておくと、あとで揉めません。 「前日以降のキャンセルは会費を頂戴します」の一行を案内に入れておくだけで、 当日に説明して回る必要がなくなります。

当日の進行と、終わったあと

当日は受付をしながら人数を数え、遅れる方の連絡を受け、 店とやりとりをしているうちに開始時刻になり、 挨拶を頼むはずだった方に声をかけそびれる、ということが起こります。

当日の混乱を減らす手立ては一つで、 誰に何を頼むかを前日までに決めて、本人に伝えておくことに尽きます。 その場で急に指名された方は準備ができていませんし、 断りづらい空気のなかで話すことになります。

会が終わったら店で精算を済ませ、 集めた会費との差額をその場で確かめます。 領収書は必ず受け取っておいてください。 会社の経費として扱われる場合に、あとから求められることがあります。

翌日以降は、余った会費をどうするかだけ決めておけば、幹事の仕事は終わりになります。 少額であれば次の新年会に繰り越す形にして、 参加者へ一斉に一言伝えておくと、使い道が分からないまま残ることがありません。 写真を撮った場合も、このときにまとめて共有してしまいます。

よくある質問

まとめ

• 二か月から一か月半前には候補日を出して動き始めます
• 候補日は曜日を散らし、上役の予定は先に押さえておきます
• 会費はきりのよい額に決めて、会が終わる前に集めておきます
• 挨拶を頼む相手には、前日までに本人へ伝えておきます
• 幹事は入り口に近い下座に座ると、当日に動きやすくなります

本記事で紹介している作法は一般的な目安です。会社・地域・業種によって考え方が異なる場合があります。迷ったときは、幹事や前年の担当者に確認してください。