歓迎会の幹事を任されたら｜日程・店選び・会費・当日の進行

いつから動き始めるか

幹事を頼まれた日から当日までのあいだに何をどの順でやるのかが見えていないと、 店の予約だけ先に取って人数が合わなくなったり、 案内を出すのが遅れて出欠が締切に間に合わなかったりします。

順番を決める軸になるのは後戻りできる作業かどうかで、 日程と予算は決めたあとでも動かせますが、 店を押さえてしまうと日付も人数も金額も一度に固まりますので、 予約は決められるものを全部決めてからにしてください。

最初に確かめるのは、会社が費用を出すかどうかの一点です。 補助が出るなら会費を下げられますし、出ないなら頭割りの額が変わりますので、 ここが決まらないと案内に金額を書けません。

予約を最後に回すのは、キャンセル料を避けるためです。 10日前に押さえておけば席は確保できますし、 人数の増減は3日前までなら受けてもらえる店がほとんどですので、 早く取りすぎるより、この時期に合わせるほうが動きやすくなります。

日程と時間帯を決める

候補日を出そうとすると、上役の予定、主役の都合、繁忙期、店の空きが同時に絡んできて、 全員が空いている日など存在しないという結論に行き着きますが、 ここで止まると案内がいつまでも出せません。

優先順位をつける軸はその人がいないと会が成り立つかどうかで、 主役と、歓迎の言葉を述べる上役の2人だけを先に押さえてしまえば、 残りの人は出られる範囲で来ればよいという形にできます。

昼にするかどうかは、部署の顔ぶれを見て決めてください。 子どもの迎えがある人や、通勤に時間のかかる人が多い部署では、 夜に開いた時点で出席できない人が固定されますので、 昼の会にするだけで顔ぶれが変わります。

終了時刻を案内に書いておくのも効きます。 いつ帰れるか分からない会は、それだけで返事を渋られますし、 2時間で終わると分かっていれば、その日のうちに片づけたい仕事がある人も予定を立てられます。

店を選ぶときの条件

予算と人数だけで店を探すと、当日になって座敷で靴を脱ぐことになったり、 隣の卓の声が大きくて挨拶が聞こえなかったりして、 主役がいちばん落ち着かない席に座る結果になります。

歓迎会の店選びで忘年会と違うのは、主役が全員の顔を見られるかどうかという条件で、 長い一本のテーブルに横並びで座ると、主役からは隣の2人しか見えませんので、 同じ予算でも席の形によって会の中身が変わります。

食べられないものの確認は、案内を出すときに一緒に集めてください。 宗教上の理由や体質で口にできないものがある人は、 自分から言い出しにくい立場に置かれがちですので、 出欠の欄と並べて聞く形にしておくと答えやすくなります。

飲み放題の扱いも先に決めておくほうが親切です。 お酒を飲まない人が同じ料金を払う形になっていると、 その一点だけで参加をためらわれますし、 店によっては飲まない人の料金を下げる扱いを用意しています。

会費を決めて、集める

会費をいくらにするかを考え始めると、店の予算と参加者の負担と主役の扱いが同時に絡んで、 いくらにしても誰かが割を食う気がしてきますが、 決め方の型はいくつかに限られています。

分かれ目は頭割りにするか、立場によって額を変えるかで、 頭割りは分かりやすいものの、若い人ほど負担が重く感じられますので、 調査に出ている実際の帯を見てから決めるほうが収まります。

集金は店に入る前に済ませてください。 会の途中で回ると席を立つ人と重なりますし、 終わりがけは帰る人から順に抜けていきますので、 入口で全員から受け取っておくのがいちばん確実です。

釣り銭は前日に用意しておいてください。 千円札を20枚ほど崩しておくと、5千円札で払う人が続いても受付が止まりませんし、 入口に列ができて開始が遅れるという事態も避けられます。

当日の進行と主役の扱い

当日は受付、席の案内、進行、店との連絡、会計を1人で抱えることになりますので、 進行表を頭の中に置いておかないと、 乾杯の音頭を誰に頼むかを乾杯の直前に思い出すことになります。

歓迎会の進行で忘年会と違うのは主役が話す場面を必ず作るという点で、 ここを入れ忘れると、主役は名前も知られないまま2時間座って帰ることになりますから、 開始の時点で本人に伝えておいてください。

主役の席は、上役の正面か隣に置いてください。 端に座らせると誰とも話さないまま終わりますし、 正面に上役がいると、そこから会話が広がりますので、 席順は考えるだけの価値があります。

お酒を勧める場面には気を配ってください。 マイナビの調査では企業の78.4パーセントが懇親会のハラスメント対策を実施しているものの、 対策が進んでいるのはセクハラ61.8パーセントとパワハラ61.5パーセントで、 アルコールに関する対策はこの2つほど進んでいません。

終わったあとにやること

会が終わって店を出ると、そこで幹事の仕事は終わったように感じられますが、 精算の報告と、来られなかった人への扱いが残っていて、 ここを放っておくと翌日から細かい問い合わせが続きます。

残る作業を分ける軸はお金に関わるかどうかで、 金銭の話は翌営業日のうちに片づけておかないと記憶が薄れますし、 挨拶や礼の話はそれより少し後でも間に合います。

翌朝に主役へ一声かけておくと、会の効果がそこで初めて定着します。 マイナビの調査で新しい職場に慣れるために有効だと思うことを尋ねると、 1位は「何気ない雑談をする」の62.4パーセントで、 歓迎会そのものは上位に入っていません。

申し送りは、次の幹事のためというより自分のために書いてください。 翌年また頼まれる可能性は高く、店名と人数と金額が残っているだけで 準備にかかる時間が半分ほどに減ります。

よくある質問

まとめ

• 最初に会社が費用を出すかどうかを確かめ、それから会費を決めます
• 予約は最後に回し、日程・時間帯・予算を決めてから店を押さえます
• 昼を希望する人が全体で20.8パーセント、20代では25.6パーセントいます
• 入社から1〜2週間ほど置いてから開くと、場が持ちます
• 終了時刻を案内に書くと、返事を渋られにくくなります
• 会費は4,000円以上5,000円未満がもっとも多い帯にあたります
• 集金は店に入る前に済ませ、釣り銭は前日に用意しておきます
• 主役が話す場面を一度作り、席は上役の正面か隣に置きます

本記事で紹介している進め方や金額は一般的な目安です。歓送迎会に決まった型はなく、会社・部署・業種によって慣習が大きく異なります。前年までのやり方がある場合は、そちらに合わせるほうが角が立ちません。迷ったときは、前年の幹事か直属の上司に確かめてください。