歓送迎会とは？時期・出欠の決め方・会費の目安と当日の流れ

歓送迎会はいつ開かれるか

年度の変わり目が近づくと、退職や異動の話が少しずつ耳に入るようになり、 そろそろ会をやるのだろうかという空気が部署のなかに生まれてきますが、 誰がいつ言い出すのかは職場によってまったく違いますので、 待っていても案内が来ない年があります。

判断が分かれるのは「毎年やるもの」なのか「その年ごとに決まるもの」なのかという点で、 前年までの慣習が強く残っている職場では3月に入ると自然に日程調整が始まりますし、 決まった形を持たない職場では、送られる人の最終出社日が見えてから動き出すことになります。

送別会だけは、日付を自由に選べません。 送られる人の最終出社日を過ぎてしまうと、本人がすでに社内にいない状態で開くことになりますので、 最終出社日の前の週までに収めるのが実際にはいちばん無理のない置き方です。

歓迎会のほうは、少し遅らせても差し支えありません。 入った初日から夜の席に出るのは本人の負担が大きいですし、 顔と名前が一致しはじめた頃に開くほうが場も持ちますので、 1週間から2週間ほど置いてから設定する職場が多くなります。

出るか出ないかをどう決めるか

案内が回ってきたとき、行きたい気持ちと面倒だという気持ちが同時に立ち上がってきて、 返事の欄にどちらを書くか決めかねたまま画面を閉じてしまうことがありますが、 迷いの正体は好き嫌いではなく、断ったときに何が起きるか分からないことのほうにあります。

判断の軸になるのはその会に主役がいるかどうかで、 忘年会のように全員が同じ立場で集まる会と違い、 歓送迎会には迎えられる人か送られる人が必ずいますので、 欠席の連絡先も、伝える時機も、その一点から決まります。

断ることそのものを重く考える必要はありません。 Job総研の調査で送別会文化に反対と答えた人の理由は、 「参加が半強制になりやすい」が46.4パーセントで最多でしたので、 嫌われているのは会ではなく、断れない空気のほうだと分かります。

ただし返事だけは早く出しておいてください。 幹事は人数で店を押さえますし、確定後のキャンセルには料金が発生することもありますので、 出られないと分かった時点で伝えるだけで、相手の手間はほとんど消えます。

会費はいくらかかるか

案内に金額が書かれていない会もあり、当日いくら持っていけばよいのか分からないまま 財布に1万円を入れて出かけることになりますが、 歓送迎会の会費は忘年会より読みにくく、立場によって額そのものが変わります。

分かれ目は自分が主役の側か、迎える・送る側かという点で、 主役は払わないものだと思われがちなものの、 実際には主役でも一定の割合が自分で払っていますので、 案内に何も書かれていない場合は用意しておくほうが安全です。

主役として招かれた場合でも、財布は持っていってください。 会の終わりに幹事が集金を始めたとき、自分だけ用意していないと場が止まりますし、 結果として不要だったなら、そのまま持ち帰るだけで済みます。

迎える側であれば、5千円札を1枚と千円札を数枚という形にしておくと動きやすくなります。 店の入口で立ったまま集める場面が多く、 1万円札しか無いと釣り銭の受け渡しでその場が滞りますので、 前日のうちに崩しておくほうが幹事の手間も減ります。

当日の流れと、自分の役どころ

会場に着いてから解散までのあいだ、何をどの順で進めるのかが分かっていないと、 乾杯の前に箸をつけてしまったり、挨拶の途中で席を立ってしまったりと、 本人にその気がなくても目立つ形になってしまいます。

流れそのものは忘年会とほとんど変わりませんが、 主役が話す場面が必ず一度入るという一点だけが違いますので、 その前後で席を外さないようにしておけば、細かい作法を思い出せなくても困りません。

席を移るなら、歓談の前半のうちに動いておいてください。 主役の周りは会の後半になるほど人が集まりますし、 料理が出そろってからだと通路に皿が置かれて動きにくくなりますので、 最初の30分のあいだが、いちばん近づきやすい時間帯にあたります。

帰るときは、主役と幹事の2人にだけ声をかければ十分です。 全員に挨拶して回ると、そのぶん会の流れが止まりますし、 幹事は人数の確認と会計を同時に抱えていますので、 短く伝えて出るほうが、かえって助かる場面が多くなります。

自分が主役になるとき

迎えられる側や送られる側に回ると、ありがたい気持ちと同時に、 自分のために人の時間と会費を使わせているという居心地の悪さが出てきて、 いっそ開かないでほしいと思ってしまうことがあります。

その感じ方は少数派ではありません。 Job総研の調査では自身の送別会を「開いてほしくない」と答えた人が53.4パーセントで過半数を占め、 理由の1位は「気を遣わせてしまうのが嫌」の51.0パーセントでしたので、 多くの人が同じところで引っかかっています。

断りたいときは、会そのものを止めるより先に、 規模と形を変えてもらう相談から入るほうが話が通ります。 幹事の側もすでに動き出していることが多く、 白紙に戻すより、人数を絞るほうが応じやすいためです。

当日の挨拶は、長さを気にしなくて構いません。 感謝と、これからのことを一言ずつ添えるだけで会は成り立ちますし、 Job総研の自由回答にも、 関係の近い人とこじんまりやりたかったという声が並んでいました。

飲み会以外の形もある

夜に集まって2時間かけて飲むという形だけが歓送迎会だと思っていると、 子どもの迎えがある人や、通勤に時間のかかる人が最初から外れてしまい、 本来いちばん来てほしい人が来られない会になります。

形を選ぶ軸になるのは誰に来てほしい会なのかという一点で、 主役と関わりの深い人に確実に来てもらいたいのであれば、 その人たちが動ける時間帯に合わせるのが先になりますから、 夜という枠を最初に決めてしまわないほうが選択肢が残ります。

形を変える相談は、幹事が決まった直後がいちばん通しやすい時機です。 店を押さえたあとでは日程も予算も動かせなくなりますので、 案内が回る前の段階で一言入れておくと、そのまま反映されます。

なお、会の形を変えても職場に慣れる効果はほとんど変わりません。 マイナビの調査で新しい職場に慣れるために有効だと思うことを尋ねると、 1位は「何気ない雑談をする」の62.4パーセントで、 一度の会より翌日からのやり取りのほうが効くという結果になっています。

よくある質問

まとめ

• 歓送迎会は3月から4月に集中しますが、開かれない年も半分近くあります
• 送別会は最終出社日の前の週まで、歓迎会は入って1〜2週間後が収まります
• 歓迎される側の33.9パーセント、迎える側の74.1パーセントが自己負担ありと答えています
• 迎える側の金額は4,000円以上5,000円未満がもっとも多い帯にあたります
• 会社の費用負担は「ある」35.5パーセント、「ない」37.0パーセントで拮抗しています
• 欠席するなら理由より速さを優先し、人数の確定前に伝えます
• 自分の会は53.4パーセントが「開いてほしくない」と答えており、少数意見ではありません
• 昼の会や少人数の会でも構わず、相談は案内が回る前に入れます

本記事で紹介している進め方や金額は一般的な目安です。歓送迎会に決まった型はなく、会社・部署・業種によって慣習が大きく異なります。前年までのやり方がある場合は、そちらに合わせるほうが角が立ちません。迷ったときは、前年の幹事か直属の上司に確かめてください。