歓送迎会をランチや少人数で｜飲み会以外の形と、その決め方

なぜ形を変える話が出るのか

案内に書かれた開始時刻を見て、その日は保育園の迎えがあると気づき、 出席の欄に印をつけられないまま画面を閉じる、 ということが毎年同じ人のところで繰り返されています。

形を見直す話が出る理由は会の中身ではなく、集まる時間帯にあり、 夜の2時間という枠を最初に決めてしまうと、 その時間に動けない人が案内の段階で外れることになりますから、 顔ぶれは会が始まる前に決まってしまいます。

形を変えるという話は、会そのものをやめる話とは別のものです。 Job総研の調査では送別会文化に賛成と答えた人が63.8パーセントを占めており、 賛成の理由の1位は「感謝や敬意を表す良さがある」の59.8パーセントでしたので、 場そのものは望まれています。

引っかかっている点は、時間帯と会費と人数の三つにほぼ絞られます。 この三つのどれか一つを動かすだけで出席の返事が変わることがありますので、 会を開くかどうかより先に、形のほうを検討するほうが早く済みます。

形の選択肢と、向き不向き

夜の飲み会以外にどんな形があるのかを考え始めると、 ランチ会くらいしか思い浮かばず、 それも部署の人数によっては現実的でない気がしてきます。

選ぶ軸は何人でやるかと勤務時間の内か外かの二つで、 この組み合わせで四つほどの形に分かれますから、 部署の顔ぶれと予算を当てはめれば、どれが収まるかは自然に決まります。

いくつかの形を組み合わせて使っても、まったく構いません。 部署全体では勤務時間内の茶話会という形にしておいて、 関わりの深い数名だけ後日あらためて食事に行くという形にすれば、 規模と親密さの両方が収まります。

オンラインで行う場合は、進行役を主役以外の人に立てておいてください。 画面のなかで話す人が固定されると主役だけが話し続けることになりますし、 順に指名していく役が要りますので、幹事とは別に一人置くほうが動きます。

ランチ会にするときの実務

昼に集めると決めたあと、店を探し始めると、 12時台はどこも混んでいて、大人数の予約を受けてくれる店が見つからず、 結局いつもの居酒屋の昼営業に落ち着くことになります。

昼の会が夜と違うのは時間が固定されているという点で、 休憩時間の枠から出られませんから、 店選びより先に、何分で終える会なのかを決めておく必要があります。

開始を11時半に置いておくと、たいていの問題はそれだけで片づきます。 12時台の混雑を外せますし、席にも通されやすく、 注文した料理が出てくるまでの時間も短く済みますので、 60分の枠に無理なく収まります。

挨拶のほうは、夜の会よりさらに短く切っておいてください。 昼の店内はほかのお客様の出入りが絶えず続きますし、 長い挨拶は周りの卓にもそのまま聞こえる形になりますので、主役の一言と締めだけで足ります。

少人数にするときの決め方

少人数にすると決めたとき、次に困るのが誰を呼ぶかという線引きで、 同じ課のなかでも呼ぶ人と呼ばない人が分かれますから、 その線をどこに引くかで気まずさが残ることがあります。

線を引く軸は幹事の感覚ではなく、主役の希望のほうで、 Job総研の調査の自由回答にも面識のない人まで来て気まずかったという声が挙がっていますから、 誰を呼ぶかは本人に決めてもらうのがいちばん収まります。

呼ばなかった人にも、そうした理由を一言だけ添えておいてください。 少人数にしたこと自体はどのみち伝わりますし、 主役の希望でそうしたと分かれば、外されたとは受け取られません。

記念品と会そのものは、分けて考えておいてください。 会に出ない人からも寄せ書きや集金は受け付けられますので、 会は少人数、贈り物は部署全体という形にすれば、双方が立ちます。

形を変えたいときの言い出し方

形を変えたいと思っても、前年までと違うことを言い出すのは気が重く、 自分だけが特別扱いを求めているように見えるのではないかと考えて、 結局そのまま夜の会に出ることになります。

言い出しやすさを決める軸は時機のほうで、 幹事が動き出す前ならただの相談ですが、 案内が回ったあとでは、すでに決まったことへの異議という形になりますから、 早いほど通りやすくなります。

参加する側から持ちかけるのであれば、自分の事情ではなく出席が増えるという話にしてください。 幹事にとっては人数が集まるかどうかが最大の関心事にあたりますので、 そこに効く話として出すほうが、はるかに通りやすくなります。

案内がすでに回ったあとであれば、形そのものは動かさないでおくほうが収まります。 店を押さえたあとの変更には料金が発生することもありますし、 自分だけ一次会で帰るという形にとどめておけば、幹事の手間も増えません。

よくある質問

まとめ

• 夜の飲み会にしなければならない決まりはありませんので、形は選べます
• 理想の形は少人数45.3パーセント、ランチ形式26.2パーセントにあたります
• 昼を希望する人が全体で20.8パーセント、20代では25.6パーセントいます
• ランチ会は60分で組み、開始を11時半にすると混雑を外せます
• 昼の会費は1,000円から2,000円ほどに収まります
• 少人数は4名から6名にすると、一つの卓で全員が話せます
• 会は少人数、贈り物は部署全体という分け方もできます
• 形を変える相談は幹事が動き出す前に入れておきます

本記事で紹介している進め方や金額は一般的な目安です。歓送迎会に決まった型はなく、会社・部署・業種によって慣習が大きく異なります。前年までのやり方がある場合は、そちらに合わせるほうが角が立ちません。迷ったときは、前年の幹事か直属の上司に確かめてください。