歓送迎会を欠席したいとき｜断り方と、伝える相手・時機

欠席してもよいのか

案内が回ってきた画面を開いたまま、行きたくないという気持ちと、 断ったら何か言われるのではないかという気持ちのあいだで手が止まり、 返事をしないまま何日か過ぎてしまうことがあります。

迷いの正体は好き嫌いではなく断ったあとに何が起きるか分からないことのほうで、 実際には出席が義務づけられている会ではありませんし、 参加をためらっている人はかなりの割合で存在しますので、 自分だけが特殊な立場に置かれているわけではありません。

同じ問いであっても、調査によって答えが正反対に近いところまで分かれています。 女の転職typeでは参加したくない派が過半数を占める一方で、 Job総研では参加したい派が65.0パーセントに達しますので、 職場のなかでも受け止めが割れていると考えるほうが実情に近いところです。

気が進まないまま出席してきたという人も、けっして少なくありません。 Job総研の調査では過去の送別会について 気が乗らなかった層が49.0パーセントにのぼっていますので、 毎回出ることだけが正しいわけではないと分かります。

誰に、いつ伝えるか

欠席を決めたあとは、誰に言えばよいのかというところで手が止まります。 幹事なのか、直属の上司なのか、主役本人なのかが分からないまま、 結局いちばん言いやすい相手にだけ伝えて、あとで行き違いが起きます。

伝える先を決める軸はその人が数を数えているかどうかで、 人数を店へ伝えるのは幹事ですから、 まず幹事へ、それも人数が確定する前に返すのがいちばん確実です。

返事だけは、決まった時点で早めに出しておいてください。 幹事は人数で店を押さえますし、確定後のキャンセルには料金が発生することもありますので、 出られないと分かった時点で伝えるだけで、相手の手間はほとんど消えます。

迷っている段階であっても、返事をしないまま置いておかないでください。 まだ分からないという返事でも幹事は見当をつけられますし、 黙っているより、いつまでに決まるかを添えておくほうがはるかに助かります。

理由はどこまで言うか

断りの連絡を書き始めると、理由をどう書くかというところで手が止まります。 正直に書けば角が立ちそうに思えますし、 あいまいにすれば嘘をついているようで、どちらにも決めきれません。

判断の軸は相手が代案を出せる理由かどうかで、 その日が都合悪いと書けば別の日程を組まれる余地が残りますが、 詳しく書くほど、そこへ食い込まれる隙も増えますので、 短く済ませるほうが結果として通ります。

理由は一つに絞ってしまい、そこから動かさないほうが通ります。 複数並べるほど、そのうちの一つずつに代案を返される形になりますし、 同じ言葉を繰り返すほうが、話が短く済みます。

毎回断ることになりそうなら、最初から同じ理由で通しておいてください。 年によって違う理由を並べると、そのたびに説明が必要になりますが、 夜の会には出られないという一つの形で通していれば、やがて前提として扱われます。

伝え方の文例

伝える中身が決まっても、実際に文字にしようとすると、 素っ気なく見えないか、逆に長すぎないかが気になって、 書いては消しているうちに締切の日を越えてしまいます。

文面を組み立てる軸は三つで足りるという点で、 礼を述べる、出られない旨を伝える、代わりの一言を添えるという順にすれば、 2行から3行で収まりますし、それ以上は要りません。

主役と関わりが深いなら、案内への返事とは別に一言かけておいてください。 幹事へ欠席と返しただけでは本人には伝わりませんし、 職場で直接かけた一言のほうが、会の場より落ち着いて話せます。

文面のなかで、謝罪を何度も重ねる必要はありません。 申し訳ないという言葉が繰り返し出てくると、かえって重い返事になりますので、 一度だけ添えて、あとは会が良い形になるよう願う言葉で締めれば足ります。

自分が主役の会を辞退する

送別会や歓迎会を開いてもらえると聞かされたとき、 ありがたい気持ちと同時に、自分のために人の時間と会費を使わせているという 居心地の悪さが立ち上がってきて、断りたいと思う場面があります。

その感じ方は少数派ではありません。 Job総研の調査では自身の送別会を「開いてほしくない」と答えた人が53.4パーセントで、 理由の1位は「気を遣わせてしまうのが嫌」の51.0パーセントでしたので、 多くの人が同じところで引っかかっています。

断りたいときは、会そのものを止めるより先に、 規模と形を変えてもらう相談から入るほうが話が通ります。 幹事の側もすでに動き出していることが多く、 白紙に戻すより人数を絞るほうが応じやすいためです。

伝える時機としては、会の話が出た直後がいちばん早く済みます。 店を押さえたあとでは取り消しに料金がかかってしまいますし、 案内が回ってしまうと、出席する側の予定まで動かすことになります。

欠席したあとにすること

欠席の連絡を返した時点で、その件は終わったように感じられますが、 主役にとってはそこで顔を合わせる機会が一つ減っていますし、 幹事の側にも会費や記念品の扱いが残っています。

残る作業を分ける軸はお金に関わるかどうかで、 記念品の集金に加わっていたかどうかで動きが変わりますし、 主役への挨拶は、社を離れる前でないと機会が消えます。

主役への挨拶だけは、社を離れる前に済ませておいてください。 最終出社日を過ぎると連絡の手段そのものが限られますし、 会に出られなかったこと自体は、職場での一言で埋められます。

記念品の集金のほうには、欠席する場合でも加わることができます。 幹事へ一言確かめれば済む話ですし、 寄せ書きだけ書かせてもらう形にすれば、会に出ていなくても名前は残ります。

よくある質問

まとめ

• 欠席そのものは問題にならず、返事の速さだけを気にすれば足ります
• 反対理由の1位は「参加が半強制になりやすい」の46.4パーセントにあたります
• 伝える先はまず幹事で、遅くとも3日前までに返します
• 理由は「都合がつかない」の一つに絞り、そこから動かしません
• 気が乗らないまま参加していた層が49.0パーセントいると報告されています
• 主役と関わりが深いなら、職場で直接一言かけておきます
• 自分の会は53.4パーセントが「開いてほしくない」と答えています
• 辞退するなら規模を小さくしてもらう相談から入ります

本記事で紹介している進め方や金額は一般的な目安です。歓送迎会に決まった型はなく、会社・部署・業種によって慣習が大きく異なります。前年までのやり方がある場合は、そちらに合わせるほうが角が立ちません。迷ったときは、前年の幹事か直属の上司に確かめてください。