送別会の幹事を任されたら｜日程・呼ぶ範囲・記念品・進行

いつ開くかを逆算する

送別会の幹事を頼まれると、まず日程から決めることになりますが、 歓迎会のように好きな日を選べるわけではなく、 主役の最終出社日という動かせない期限が先に立っています。

日取りを決める軸は主役がいちばん忙しい日を避けることで、 退職や異動の直前は引き継ぎと片づけが重なって最も動きにくい時期にあたりますから、 最終出社日の前の週あたりに置くのが実際にはいちばん収まります。

最終出社日の当日に開くのは、できるかぎり避けておいてください。 その日は朝から挨拶回りと机の片づけで埋まっていますし、 会場に着いた時点で主役の体力が残っていないという形になりますので、 前の週に置くほうが本人も落ち着いて座れます。

日程が合わず、開催そのものが流れてしまう年もあります。 Job総研の調査では2025年度に送別会が「開催あり」と答えたのは51.8パーセントで、 2社に1社では開かれていませんので、 日程が合わなければ無理に押し込まず、少人数の食事に切り替えても構いません。

誰を呼び、どの規模にするか

案内をどこまで回すかを決めようとすると、同じ課、隣の課、以前一緒だった人、 他部署で世話になった人と範囲がどんどん広がっていき、 気づけば主役がほとんど話したことのない人まで席に並ぶことになります。

範囲を決める軸は幹事の感覚ではなく、主役の希望のほうで、 Job総研の調査の自由回答にも、 面識のない人まで参加してきて気まずかったという声が実際に挙がっていますから、 案内を出す前に一度だけ本人へ聞いておくのが確実です。

主役へ希望を聞くときは、日程ではなく開くかどうかから尋ねてください。 いきなり候補日の相談に入ると本人に断る余地が無くなりますし、 気を遣わせてしまうのが嫌だという理由が51.0パーセントで最多でしたので、 遠慮のほうが先に立つ場面が多くなります。

少人数にすると決めた場合は、呼ばなかった人への配慮も要ります。 呼ばれなかったこと自体が伝わると気まずさが残りますので、 主役の希望で小さくした旨だけを一言添えておくと、そこで話が収まります。

記念品と花束を決める

記念品を選ぼうとすると、形に残るものがよいのか、消えるものがよいのか、 予算はいくらまでかという判断が同時に立ち上がってきて、 売り場で30分立ち尽くすことになります。

選ぶ軸は主役が持ち帰れるかどうかと好みを外さないかどうかの二つで、 当日その場で受け取ってそのまま電車に乗ることを考えると、 大きさと重さのほうが値段より先に効いてきますし、 置き場所を選ぶ品ほど、相手の住まいを知らないと外します。

花束を用意するのであれば、その大きさにも気を配っておいてください。 両手でやっと抱えるほどの花束は、その場では見栄えがするものの、 満員の電車で持ち帰れず、翌日まで会社に置かれることになりますので、 片手で持てる大きさに抑えるほうが親切です。

集金は、記念品の分と会費とを分けておくほうが分かりやすく収まります。 一緒にすると総額が大きく見えて出しにくくなりますし、 記念品の分だけ先に集めておけば、当日までに品を用意する時間も取れます。

会費を決めて、集める

会費をいくらにするかは、参加のしやすさをそのまま左右します。 高く設定すると出席をためらう人が出ますし、 低くしすぎると記念品の分を誰かが持ち出しで埋めることになります。

判断の軸はいちばん若い人が無理なく出せる額かどうかで、 部署でもっとも役職の低い人が渋らずに出せる額に置いておけば、 それより上の人はどのみち出せますから、 上限のほうから決めていくと、出席の返事が早く集まります。

会費が参加をためらわせている点は、調査にも出ています。 Job総研の調査で送別会に参加したくない理由を尋ねると、 「金銭的な負担が気になる」が50.4パーセントで最多でしたので、 額を下げるだけで出席する人が増える場面があります。

上役に多めに出してもらう形も、実際には広く行われています。 女の転職typeの調査では上司に期待する負担額が8,000円以上1万円未満で最多となっており、 若い人の額を2千円台に抑えるだけで、案内への返事が早くなります。

当日の進行と主役の扱い

当日は受付、席の案内、進行、記念品の受け渡し、会計を1人で抱えることになりますので、 どの場面で何を渡すのかを決めておかないと、 花束を渡すタイミングを逃したまま解散、という形になります。

送別会の進行が歓迎会と違うのは主役の挨拶が会の終わり近くに来るという点で、 その後に記念品を渡して締めるという流れになりますから、 終了時刻の20分前には締めに入るよう組んでおいてください。

記念品を渡すのは、主役の挨拶が終わった直後にしてください。 会の途中で渡すと主役はそれを抱えたまま歓談することになりますし、 解散間際だと写真を撮る間もないまま店を出ることになりますので、 挨拶と締めのあいだが収まりのよい位置になります。

紙袋を一緒に用意しておけば、そのまま持ち帰ってもらえます。 箱のままだと電車で抱えて帰る形になりますし、 花束と記念品の両方があるときは、片手ずつになるように分けておくと動きやすくなります。

会が終わったあと

会が終われば幹事の仕事も終わったように感じられますが、 精算の報告と、来られなかった人の扱い、 そして主役との連絡手段という三つが残っています。

残る作業を分ける軸は主役が社を離れる前に済むかどうかで、 連絡先の交換や写真の共有は最終出社日を過ぎると急に難しくなりますから、 社内で会えるうちに片づけておくほうが後を引きません。

連絡先の交換は、主役の側から言い出すのを待つほうが収まります。 Job総研の調査では「静かに区切りをつけたい」が43.2パーセントにのぼり、 会そのものは受け入れていても、そのあとの付き合いまでは望んでいない場合があります。

余った会費は、店を出る前にその場で数えておいてください。 翌日になると誰からいくら受け取ったのかが曖昧になりますし、 記念品へ足すのか返すのかを早く決めておけば、金額の話が長く残りません。

よくある質問

まとめ

• 日程は最終出社日から逆算し、前の週あたりに置きます
• 最終出社日の当日は挨拶回りで埋まっているため、避けておきます
• 呼ぶ範囲は案内を出す前に主役へ聞き、幹事の感覚で広げません
• 53.4パーセントが自分の会を「開いてほしくない」と答えています
• 理想の形は「仲の良い人少人数」が45.3パーセントで最多にあたります
• 贈られて嬉しいものはギフト券が64.4パーセントで1位を占めます
• 会費は5,000円未満に収め、記念品の分とは分けて集めます
• 記念品は主役の挨拶の直後に渡し、紙袋も一緒に用意します

本記事で紹介している進め方や金額は一般的な目安です。歓送迎会に決まった型はなく、会社・部署・業種によって慣習が大きく異なります。前年までのやり方がある場合は、そちらに合わせるほうが角が立ちません。迷ったときは、前年の幹事か直属の上司に確かめてください。